日本ユニシスグループのICTインフラサービスを手掛けるユニアデックス株式会社様では、LINE WORKSの導入支援サービスを提供するとともに、LINE WORKSを自社導入しコミュニケーション活性化に役立てています。導入にあたっては、Active Directory連携(以下、AD連携)によりユーザー管理を一元化し、運用面での効率化を図っています。ユニアデックスの井上さん、石田さんにLINE WORKSを自社に導入した背景や活用方法について、日本ユニシスの鈴木さん、南さんにAD連携サービスについてお聞きしました。

事業内容と皆さんの業務内容を教えてください。

- ユニアデックス 井上さん:
ユニアデックスは、システムの設計から構築、運用、保守までをワンストップで提供する会社です。私は情報システム部門に所属しており、日本ユニシスグループが社内で共通に使うICTサービスをサポートしています。

- ユニアデックス 石田さん:
DXビジネス創生本部で、新規事業を創出する部門に所属しています。営業部門、SE部門、企画部門から集まったメンバーで、常に新しいビジネスを模索しています。

- 日本ユニシス 鈴木さん:
LINE WORKSのAD連携サービスの立ち上げから携わり、現在でも開発、運用、デリバリを担当しています。お客様にLINE WORKSの導入を提案するときには、営業担当者に同行してサービスを紹介しています。

- 日本ユニシス 南さん:
私も、鈴木とともに、開発当初からAD連携サービスの開発を担当し、現在、運用、デリバリ、提案を担当しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- ユニアデックス 井上さん:
「働き方改革」という言葉を、当たり前のように耳にするようになりました。しかし、働き方改革による業務の効率化や生産性の向上はなかなか困難です。気がつけば、1日中メールの返信に追われていることもあります。このメールの返信を、少なくすることができれば業務の効率化につながります。
これまでは、社内、社外に関わらず、「了解しました。ありがとう」といったちょっとした内容でもメールで返信していました。こうした内容は、チャットの方がスピーディーで効率的です。チャットを活用することで、業務の隙間時間を有効に活用できると考えたのです。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

- ユニアデックス 井上さん:
2017年中旬より検討を開始しました。一部のスタッフは、別のチャットツールを使っていましたが、全社で導入するには操作が少し面倒でした。もっと簡単に、手軽に使えるチャットツールはないかと探していたときに、マーケティング部門からLINE WORKSを紹介されました。
スマートフォン利用者の多くが個人的にLINEを利用しているので、同じユーザーインターフェースのLINE WORKSであれば、操作方法を教えたり、トレーニングを実施したりしなくてもすぐに利用を開始でき、導入もスムーズに行えます。 また、セキュリティ面で安心できることも採用理由の1つです。特にアーカイブ機能が決め手になりました。これによって、何かあったときに証左になりますし、監査にも対応できます。
これらに加えて、AD連携サービスでセキュリティを高めることで、社内のセキュリティ部門もLINE WORKSの導入を了承してくれました。AD連携すれば、退職者のアカウント削除や利用停止ユーザの無効化などが自動的に行え、作業漏れや作業ミスによるセキュリティリスクが低減できるからです。

導入にあたっては、2,000人規模(ユニアデックスが1,600人、ユニシスが400人)でAD連携の検証と共に約1年間テスト導入を実施して、業務で本当に使えるのかどうか、検証を繰り返しました。テスト終了後、本稼働までに約2週間サービスを停止した時期がありましたが、利用者から強く利用再開の要望が上がったのをみて、LINE WORKSの導入が成功することを確信しました。

AD連携サービスについて、詳しく教えてください。

- 日本ユニシス 鈴木さん:
ユニアデックスが、商材としてLINE WORKSの提供を開始した直後から、どのような付加価値をつけるかを考え、AD連携サービスの開発をスタートさせました。企業ではさまざまなシステムが稼働しておりID管理されていますが、その多くでADが利用されているためニーズがあると考えたのです。

- 日本ユニシス 南さん:
LINE WORKSのID管理をADに集約することで、管理者側のメンテナンスが楽になります。例えば、日本ユニシスグループは、組織変更や人事異動が多いので、AD連携サービスがあれば、IDを移動するだけですべての権限の移行や変更が簡単にできます。AD連携ができなければ、退職や休職時のIDの削除・停止を手作業で行う必要があり、タイムリーな対応ができなかったり、変更を忘れたりといったミスが発生する危険性も生じます。さらに、ユーザーにとっても、複数のIDを管理する必要がなくシングルサインオンでサービスを利用できるメリットがあります。

- 日本ユニシス 鈴木さん:
企業規模が大きくなればなるほど、AD連携は不可欠です。AD連携なしにLINE WORKSを導入すると、情報システム部門が悲鳴を上げることになります。導入にあたっては、LINE WORKSとAD連携サービスがユニアデックスの業務体系に適用できるかどうかを、日本ユニシスで検証しました。約10ヶ月の検証・運用を経て、AD連携 for LINE WORKSとしてサービスをリリースいたしました。情報システム部門におけるIDの管理・運用面の負担軽減はもちろんですが、日々さまざまな社内システムを使わなければならないユーザーもシステムを立ち上げる度にID・パスワードを入力する必要がないため、ストレスなく業務ができていると思います。

Active Directoryで管理しているユーザID・組織情報をLINE WORKSで自動連携

※サービスの詳細はこちら:
ユニアデックス LINE WORKS AD 連携サービス

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか?

- ユニアデックス 井上さん:
現在は、AD連携サービスも併せユニアデックスの約2,000名でLINE WORKSを利用しています。大きく変わったのはメールを使う頻度が2~3割減ったことです。現状では、証跡を残したいものはメールで、単なるコミュニケーションはLINE WORKSでという使い分けをしています。メールは手紙、チャットは会話といった位置付けです。
また、役員の緊急連絡網にも活用されていますし、2018年6月18日の8時ごろ発生した大阪北部地震では、ちょうど出勤時間と重なったため、関西支店の管理職(マネジメントクラス)が部下の出社の可否をLINE WORKSでスムーズに確認できました。

- ユニアデックス 石田さん:
私の場合は、メールと違い、簡単に複数人への連絡が一斉にできるトークを多用しています。例えば、一緒に外出するメンバー全員に、「ロビーに○○時集合」といったメッセージを同報します。必要なときにすぐにグループができるのがメリットですね。既読が付くので、相手が確認したかどうかを把握できるのも便利です。同僚との気軽なやり取りに関してはスタンプも利用しています。
使うことが圧倒的に多いのはトークですが、「ノート」をメモ代わりに使うこともあります。また、サテライトオフィス*のメンバーや海外拠点の駐在員とは、内線電話を使わずに、ビデオ通話機能を使い簡単な電話会議をしています。
部門を越えたやり取りができるのも便利です。人を検索して、部門の確認をしたり、顔写真を確認したりしています。

※サテライトオフィス … 本社から離れた場所に設立されたオフィスのこと。

- ユニアデックス 井上さん:
想定外の効果としては、聴覚障がいを持つ社員と、オフィス − 作業現場という離れた場所にいても、スムーズなコミュニケーションが可能になったことです。これまでは、電話で話ができないので、1人で現場の保守作業を担当させることが困難でしたが、LINE WORKSなら、文字によるメッセージはもちろん、作業現場から写真を送ってもらうことで、管理者がリアルタイムに状況把握や指示ができるので、聴覚障がいを持つ社員にも1人で現場を任せられるようになりました。チームとしての生産性の向上という面だけではなく、個人の活躍の場が広がり良かったです。

現場作業中の聴覚障がいの社員から
送られた状況報告の例
次の打ち合わせに遅れるトークの例

今後の展望を教えてください。

- ユニアデックス 井上さん:
今後は、メールを減らす、生産性を向上するという当初の目的を実現するために、LINE WORKSの利用範囲を拡大していくことが必要です。目標としてはメールの利用率を1~2割に減らし、それ以外はLINE WORKSを利用するという方向性に持っていきたいと思っています。将来的には、日本ユニシスグループとして展開する可能性もあります。

※サービスの詳細はこちら:
ユニアデックス LINE WORKS AD 連携サービス

※掲載している内容、所属や役職は取材を実施した2018年9月現在のものです。