“フォークロア(民俗文化)再創造”を理念としたオリジナリティあふれる衣料・インテリア・服飾雑貨等を全国に届ける株式会社アミナコレクション。300店舗を超える小売店・直営店に品物を届ける物流倉庫、各地に点在する直営店、そして本社との情報共有を活性化するためのツールとしてLINE WORKSを導入しました。今回は代表取締役の進藤さん、LINE WORKSの導入に携わった前原さんに導入の経緯を、物流倉庫にて管理全般を担当する村田さん、エリアマネージャーの小山内さんに具体的な利用シーンなどをお聞きしました。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

- 進藤社長:
私たちは“WALK WITH THE SUN”という会社理念に基づき、世界各国から雑貨や衣類等を輸入し、店舗100店とオンラインショップでの販売と卸売をしております。
現在はより活気ある組織を目指すために、社員自身の働き方を変えていこうと取り組んでいます。

- 物流部 村田さん:
私は民芸商品本部物流部の部長として、倉庫運営、商品管理、スタッフ管理、経理など管理業務全般を担当しております。私の管理する倉庫は当社の全商品を扱っており、その数は約25,000SKUにものぼります。現在は約100名のスタッフが入荷部門と出荷部門に分かれ、日々大量の商品を入出荷しています。

- エリアマネージャー 小山内さん:
私はエリアマネージャーとして関東近郊や静岡、軽井沢など12店舗を見ています。月の半分くらいは店舗をまわり、残り半分は本社にいます。

- システム管理室 前原さん:
私は情報システム部として社内や店舗のシステム全般とLINE WORKSの運用管理を担当しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- 進藤社長:
LINE WORKS導入前は社員同士のやりとりには電話やメール、PCのメッセンジャーソフトなどを利用していました。オフィシャル連絡はメールで行っていましたが、メールはPCで使用しており、各店舗に一台ずつしか設置していなかったため、不便に感じる社員も多かったようです。その結果、メールと電話の狭間の連絡用に、個人のLINEなどを業務に使用するシャドーITが深刻な課題となっていました。その状況を打破する方法はないかとインターネットで情報収集しているときに、LINE WORKSを発見しました。

- システム管理室 前原さん:
個人のLINEは我々がやりとりを管理できませんし、退職した社員がグループに残り続ければ情報漏えいのリスクもあります。いちいちIDを交換する煩わしさもネックです。プライベートで使用するには非常に便利ですが、ビジネスの場で個人のLINEを活用するのは難しいと感じていました。

- 物流部 村田さん:
現場に設置してあるPC、PHSなどを使用して現場への指示出しや、連絡をとっていました。現場で細かな指示をする際に、わざわざPCのある場所まで戻ったり、指示内容を印刷して手渡したりしていたため、今思えば「ムダが多い」状況だったと思います。例えば、様々な色や柄のあるアソート商品についてお客様から商品の色や配置の指定があった場合、送られて来た写真を印刷して現場に持っていかねばならず、こういった作業負担を軽減することはできないかと思っていました。

- エリアマネージャー 小山内さん:
同僚とのスケジュール調整に苦労していました。スケジュールは本社のPCでないと確認ができず、外出先から本社に戻らなければなりませんでした。そのため、仕方なく個人のLINEでやりとりをしていました。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

- 進藤社長:
当社では会社全体の方針として、役職に関係なく意見を言いあえる文化を掲げていますが、その方針とLINE WORKSの特長がマッチしていると感じました。
また、これまではメール、メッセンジャー、スケジュールとそれぞれ異なるツールを使用していましたが、ひとつですべてを網羅したオールインワンなサービスを採用したいと考えていたのです。その点でも、LINE WORKSは私たちのニーズに添っていました。すでに社員たちはLINEに慣れていますから、LINE WORKSもスムーズに使いこなし、社内全体のコミュニケーション活性化と業務効率化につなげることができると思いました。導入の際にはスマートフォンを社員に貸与し、同時にLINE WORKSの利用も開始しました。現在は当社の正社員を対象に、約230IDを使用しています。

LINE WORKSの具体的な利用シーンを教えてください。

- 物流部 村田さん:
最も多い利用シーンは、倉庫内にいる班長とのやりとりです。私は基本的に事務所にいることが多いため、班長とのやりとりで現場の状態を把握することが非常に重要です。現在はグループトークを活用して、現場で班長が各スタッフにどんな指示をしているか管理しています。入荷から出荷までのプロセスに応じて約10グループ作成し、班長、本部営業担当者、店舗革進部、商品開発なども適宜メンバーに含めています。

イレギュラーな事態が発生した場合、これまでは班長が私に報告を上げて、私が担当者に連絡を取り対応を決めるという流れでした。今はLINE WORKSのトークを使い、班長が相手担当者と直接やりとりし、対応を決めています。そのやりとりのグループに私が入ることで、状況や対応を把握することができます。また、必要と判断すれば、途中からでもグループに加わることができる点でLINE WORKSは使い勝手が良いですね。

- エリアマネージャー 小山内さん:
スケジュール管理がしやすくなり、非常に便利になったと感じています。私は、9名のエリアマネージャー、各店舗の店長、店舗革進部の同僚や他部署の社員と密にコミュニケーションをとり合い、連携を取って業務を進めることがとても多いのですが、LINE WORKSが導入されてからはお互いのスケジュールが「見える化」されたので、どのような状況なのか把握しやすくなりました。

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか?

- 物流部 村田さん:
現場で判断できる機会が増えたというのが一番大きな変化です。広い倉庫では、歩く時間が増えることが無駄につながるため、できるだけ歩かないことがポイントになります。指定された商品を広い倉庫内で探す際、指示内容をPCのある場所に戻ってメモしたり印刷したりしなくても、スマートフォン上のLINE WORKSで確認しながら探せるようになったことは大きなメリットです。何か問題が発生した場合は、結果だけでなく問題が発生した経緯や背景もLINE WORKSのトークで把握できるため、問題解決のための意思決定がスピードアップしました。

- エリアマネージャー 小山内さん:
すべてが便利になったと思います。以前は連絡相手がいつメールを見たのかわからず、コミュニケーションがとりにくいと感じていました。LINE WORKSを導入してからは、伝えたいときに伝えられるというスピード感が非常に良く、まるで全社員がいつでもつながっているようです。仕事全体の生産性も上がっています。以前は部署内で決め事があった場合、決定するまでにメールでは半日かかっていたのに、LINE WORKSのトークのやりとりになってからは1時間で終わるようになりました。店舗をまわる移動中も仕事が進むようになりました。

- 進藤社長:
私は常日頃から本音を話せるコミュニケーションが大事だと考えていますが、社内全体のコミュニケーションが活性化し、コミュニケーションの量・質ともに向上したと思います。役職に関係なく全員参加が基本という当社の文化に、LINE WORKSが見事に適合したおかげでしょう。

私は各自のアイデアや会議の内容など、情報を自分だけに留めず、他人と共有することがとても重要だと考えています。LINE WORKSのおかげで、それが叶うようになったことは当社にとって大きなメリットでした。LINE WORKSは電話と違って自分のペースで情報共有できるので、これからはLINE WORKSが電話に代わるメインツールになるのではないでしょうか。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。