豊かな自然に囲まれた富士山の麓・朝霧高原の広大な敷地で450頭の乳牛を飼養し、良質な牛乳を世界に届けている朝露メイプルファーム有限会社様。平成18年にオープンして以来、国内最大のギガファームを目指し、事業規模拡大や組織体制の構築にも取り組んでいます。これまで業務に使用していたLINEをLINE WORKSに変更することで、さまざまな好影響を実感できたという同社。今回は場長の丸山さん、副場長の岡田さん、飼料担当の長谷川さんにLINE WORKSの具体的な活用方法などをお聞きしました。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

- 取締役 丸山さん:
当社は乳牛を飼養し、日々13~15トンの牛乳を出荷しております。私は現場監督として、労務管理や生産管理部門のリーダーを務めています。

- 副場長 岡田さん:
私は、乳牛・子牛の管理や現場で働く従業員の管理など、場長に代わり責任者として牧場全体の運営を任されています。

- 飼料担当 長谷川さん:
私は、搾乳牛の毎日の餌作りを担当しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- 取締役 丸山さん:
当社は従業員の平均年齢が25、6歳と若い世代が多く、数年前からLINEを仕事のコミュニケーションツールとして使っていました。その場合、最も問題になるのは誤送信でした。プライベートで使うLINEをそのまま業務に使用するわけですから、友人に送るはずだった内容を同僚に送ってしまうというトラブルも以前にはありました。社内機密情報をやりとりすることもあるため、セキュリティ面にも不安を感じていました。

また、病気の乳牛の症状を明確に伝えたり、機械や設備に関する専門的な情報を共有したりするために画像や動画をLINEで送ることもありました。LINEではそういった画像や動画の管理・整理整頓ができないという問題もあり、常々「LINEのビジネス版があればぜひ採用したい」と考えていました。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

- 取締役 丸山さん:
当社は現在事業規模拡大を計画しており、現在15人の従業員をいずれは100人規模に増やす予定です。コミュニケーションを整備し組織づくりを進めるために、ITツールを導入しなければならないと常に考えていました。

そういった状況のなかで、LINEのビジネス版を探していて、ある時インターネットの検索でLINE WORKSを知りました。LINE WORKSなら従業員を組織階層に分けて管理できるので組織づくりに役立ちますし、何より「LINEのビジネス版」と言う点が魅力でした。牧場で働く従業員はITリテラシーが高い人間ばかりではなく、新しいツールの使い方を覚えるのが苦手な従業員も多くいます。LINE WORKSであれば、みんなが普段から慣れ親しんでいるLINEに操作方法が近いため、使いこなせるのではないかと思ったのです。

LINE WORKSが導入されていかがですか?

- 飼料担当 長谷川さん:
私は機械やインターネットが苦手ということもあり、新しいアプリが増えることに導入当初は正直不安でした。ですが、実際に使ってみると操作は簡単ですし、LINEの中に会社のグループがあるのではなく、LINE WORKSという会社専用のアプリの中に部門ごとにグループを作ることで非常に情報伝達しやすくなりました。アプリが別になったので、スマホに表示される通知が仕事かプライベートかがはっきりわかるようになった点も良かったです。

LINE WORKSの具体的な利用シーンや効果を教えてください。

- 取締役 丸山さん:
当社では従業員だけでなく、機器や設備の修理業者や乳牛の治療をしてくれる獣医師にもアカウントを発行し、LINE WORKSを利用しています。業務に使用する機器や設備に故障があった場合、修理業者も含まれているグループ内でトークすれば、全員が状況を把握できるだけでなく、発注忘れも防げます。病気の乳牛の症状や治療内容などを記したカルテを全従業員に共有することで、シフトが休みで現場にいなかった従業員も、出勤時には迅速な対応ができるようになり、乳牛の健康維持にもつながっています。

- 副場長 岡田さん:
乳牛の分娩に関する情報や日々の連絡事項をトークで共有したり、会議の議事録を掲示板に投稿したりしています。以前は、一部のメンバーやプロジェクトメンバーでミーティングがあった際、PCで作成した議事録を印刷して掲示し、読んだ人は名前を記入するというスタイルで情報を共有していましたが、LINE WORKSの掲示板なら、いつでもスマホで読めますし、既読もつくので全員が読んだか簡単に確認できるようになりました。

- 飼料担当 長谷川さん:
搾乳牛の餌の内容を毎日、全員に共有しています。搾乳牛の餌は、前日の残り具合から1日の餌の配分を決めています。体調の悪い乳牛が出た場合、餌が原因の1つになることもあります。餌の内容を常に共有して、誰でもすぐに把握して応できるようにしています。

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか?

LINE WORKSを導入し、企業の中に様々な変化が起こり、業務の効率化、緊急対応の迅速化だけでなく労務管理にも役に立っています。

毎日使うツールで通知が来るからこそ、決めたことの継続性が保たれる
牛のベッドを快適に保つため、毎日牛のベッドへおが屑を散布しています。LINE WORKS導入前は、散布機を清掃するのは2年に1回位程度で、気が付いた人が行っていました。カレンダーで3ヶ月に1回の頻度で清掃業務をスケジュールするようにしたことで、散布機の衛生が保たれ、結果的に牛の病気を減らす事ができました。そして何よりも、決めたことを継続できるようになりました。便利なカレンダーは世の中にたくさんありますが、普段使っているツールで知らせてくれることが重要で、必ず使うツールで通知がくるからこそ、忘れずにやることができるのだと思います。

約200あるマニュアルがスマホの中に。場内の無駄な移動時間の削減
搾乳の方法や病気になった乳牛への対処法など、牧場内で必要な作業は200ほどのマニュアルが用意されています。LINE WORKS導入前は、マニュアルは事務所のPCに保存されていて、作業方法を確認したいときは、わざわざ事務所まで戻って確認していました。LINE WORKSを導入してからは、すべてのマニュアルがドライブに保存されるようになったため、必要に応じていつでも手軽にスマホから確認でき、非常に便利になりました。

「意見を聞く」という新しい文化が生まれ、整理整頓プロジェクトが完遂
場内の整頓が保たれていないという課題がずっとあり、なかなか改善できなかったのですが、LINE WORKS導入の直後に、成功体験を作ろうという目的もあって、LINE WORKSのノートを使って、整理整頓プロジェクトを立ち上げました。まず、モデルとなる綺麗な牧場を従業員に視察してもらい、写真付きのレポートをノートで共有し、私たちが目指す牧場を定めました。また、今の当社の課題はどこか、どこを綺麗にするかを全従業員にアンケートで意見を集めて目標を定め、ノートで共有しました。

その結果、2ヶ月後、目標通り整理整頓プロジェクトは成功し、場内の整理整頓が保たれるようになりました。実は、このプロジェクトは3年前にも実行しようと試みましたがうまく行かなかったのです。全員を巻き込むことができず、具体的なアイデアも出ませんでした。LINE WORKSのノートやアンケートで、みんなが自分の意見が言える・聞いてもらえるようになったので、全員をやる気にさせることができたのだと思います。

従業員の意思を反映したクレド(企業信条)の醸成
今後、人が増える中、企業風土が薄まらないよう、牧場の価値観や行動規範を記したクレドを明文化したいと考えていました。全従業員に「朝霧メイプルファームの社会的意義や責任」を考えてもらい、LINE WORKSのアンケートで意見を集めました。LINE WORKS導入前は、従業員の意見はメモや口頭で個別に聞き、集計は全てエクセルに手入力していたので、とても手間でした。どんな意見があるのかをほかの従業員に伝えることにも難しさを感じていました。LINE WORKSのアンケートで意見を集めて共有しやすくなり、当社のクレドを全従業員で作り上げることができました。

難産の乳牛の経過を全員でリアルタイムに共有し、死産率を10%→5%に減少
当社は全国平均と比較して、飼育している乳牛の死産率がやや高いという課題を抱えていました。そこでLINE WORKSのトークを使って、お産がはじまる乳牛の観察頻度をあげ、状況をリアルタイムに共有するようにしました。難産になっている乳牛の状況を共有することで全員が注意して行動できるようになり、LINE WORKS導入から約半年で10%だった死産率を5%まで減らすことができました。

- 取締役 丸山さん:
情報共有が円滑になり、あらゆるプロジェクトの進行がスムーズになったことで、企業としての成長スピードがアップし、組織力も向上しました。また、業務の管理ができるようになり、生産管理の効率性が上がったことは、当社にとって非常に喜ばしい変化です。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。