愛知県と岐阜県にて、博多ラーメン「ばりばり軒」と岐阜名物「岐阜タンメン」を展開するばりばりカンパニー様。本部、エリアマネージャー、そして各店舗の店長やスタッフをつなぐ情報共有ツールとしてLINE WORKSを活用しています。今回はエリアマネージャーを務める廣井さんと徳永さん、そしてLINE WORKSの導入を担当された広報制作部の岩本さんにお話をお聞きしました。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

- 広報制作部 岩本さん :
私は広報制作部に所属しており、社内外に向けた広報活動やそれに伴う制作物の作成などを担当しています。今回、LINE WORKSの導入を担当しました。

- エリアマネージャー 廣井さん :
先月までは「元祖タンメン屋」一宮インター店の店長として、現場でプレイヤーとして働きながら社員教育や売上管理などを行っていました。現在は愛知・岐阜の5店舗を管理しています。

- エリアマネージャー 徳永さん :
私はエリアマネージャーとして、管轄する5店舗で発生したトラブルへの対応、店長およびスタッフの教育、店舗運営に関するアドバイスなどを担当しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- 広報制作部 岩本さん :
以前は一部の管理職を除いて、業務連絡はほとんど電話で行っていました。現在は各店舗に設置してあるPCのメールを使用することも多くありますが、現場の人間はPCの操作にうとい者も多く、しかもPCを使用するのは営業時間の前後の1日15分程度と限られています。結果的に、メールの確認やレスポンスが遅くなることが多々ありました。そのため、早く伝えたい重要な事項は、紙に書いて各店舗まで届けに行き、店舗のバックヤードの掲示板に貼るという非効率的な方法をとっていたのです。

ここ数年は業務連絡に個人LINEを使用することが増えましたが、個人のアカウントなので、プライベートが見えすぎてしまい、会社が公式のツールとして使うには相応しくないと感じていました。LINEでは誰も本名を登録しませんし、プロフィール写真なども会社で使うには相応しくないものであっても、個人の持ち物なので会社として変更を強要することはできません。また、スタッフからもプライベートと業務のやりとりが混じって見つけづらいという声も上がっていました。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

- 広報制作部 岩本さん :
弊社スタッフからの紹介でLINE WORKSを知ったのですが、もともとLINEを使っていたので、見た目や使い勝手がLINEと同じだったというのが大きな理由です。しかも、IDを知らなくても簡単に社員にトークや電話ができる。今までのプライベートが見えすぎてしまうという煩わしさから解放されることを考えると、十分コストに見合うと判断しました。

トライアルも行いましたが、ほぼ即決でした。今回、メールを含むグループウェアとして検討したため、他社のグループウェアも検討したのですが、更新通知がメールで来るので気づきづらく、現場はPCを使っている時間が限られるので、現場への落とし込みが難しいなど、他社の製品では当社にうまくフィットしませんでした。

導入にあたっては、導入決定から実際に全社で使用開始するまでの間に、LINE WORKSの魅力を紙に書いて各店舗に貼り出し、事前に皆に興味を持ってもらうようにしました。そのおかげで、導入・浸透も非常に早く、スムーズにLINEから移行することができました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンを教えてください。

- 広報制作部 岩本さん :
現在は本部・店長・それ以外の社員という形で階層を分けています。当社は店舗間の人事異動が多いため、店舗という階層をあえて設けておりません。本部・店長・それ以外の社員という階層分けであれば、スタッフが入れ替わってもその度にメンバーを更新する必要がありません。

本部からはエリアマネージャーや各店舗の店長に対して、更新されたマニュアルやブログアップのお知らせなどを発信しています。新しい機器の操作方法の説明動画をトークルームで共有したり、本部に届いたお客様からのアンケートはがきに書かれた内容を画像で共有したり、動画や画像をスムーズにアップできるのもLINE WORKSの大きな魅力ですね。

- エリアマネージャー 廣井さん :
全社的な告知から業務に関する細かな連絡まで、全てにおいてLINE WORKSを使用しています。店長を務めていた頃は、新人教育について社員に指示したり、シフトに関する連絡をしたり、エリアマネージャーへの業務報告に使用したりしていました。バイトの欠勤によって人が不足したときは他店舗の店長に速やかに相談できますし、トラブル発生時にエリアマネージャーに早急に連絡が取れるようになったのもありがたかったです。夜の閉店作業や片付け方法など、マニュアルに落とし込めていない細かいことを、他店の店長やエリアマネージャーとLINE WORKSで気軽に確認できたので便利でした。

LINEと設計が似ているので非常に使いやすく、スタンプによってコミュニケーションが円滑になるのも良いですね。難しい話が続いたら、スタンプを使って空気を和ませるようにしています。

エリアマネージャーになってからは、カレンダー機能も活用しています。エリアマネージャーは参加する会議などが増えてスケジュールが煩雑になるので、それを管理するのに重宝しています。ドライブに管轄する店舗のシフト表を保存していつでも閲覧できるようにしたり、期限付きの業務をタスク機能で管理したりもしています。現場スタッフとの間で、今後は人事面談にLINE WORKSを使用したいというアイディアも出ています。

- エリアマネージャー 徳永さん :
私は管轄する店舗の店長や、本部の各部署との連絡に使用することが多いです。管轄する店舗の店長たちとはグループを作り、売り上げや今後の運営方針、店舗管理方法や人材育成について相談しています。本部の経理部、制作部、商品開発部と業務連絡をしたり、新店舗の進捗共有にも使用したりしています。

本部から店舗への連絡例
本部から店舗への連絡例
店舗間のやりとりの例

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか?

- エリアマネージャー 廣井さん :
個人のLINEを使用していた時期は休日に業務連絡をとることがありましたが、LINE WORKSを導入してからはそれが減り、プライベートと業務との線引きができるようになったと思います。

これまではメールや個人のLINEなど複数のツールを使用していたため、どのツールにどの連絡が来ていたかを失念して困ってしまうケースもありましたが、LINE WORKSに統一できたことでその心配もなくなりました。グループ分けができるので必要な人間へ的確に連絡できますし、トークルームが分かれているので、「本部からの連絡はとにかくここを見ればいい」という安心感があります。既読確認機能によって、メールのように「見ているかどうかも分からない」ということがなくなりました。これまではメールを送ったあとに、LINEでメールを見たかどうかを確認することもありましたが、そういった無駄がなくなり、業務が効率化できたと思います。

- 広報制作部 岩本さん :
LINE WORKS導入後は、社員同士の連絡スピードが格段に上がったと感じます。これまでは本部から現場へ送信したメールへの返信が2-3日後になることもありましたが、LINE WORKSを導入した今は数時間以内にレスポンスがあります。グループを分けることで、だれから何について送信されたメッセージかをすぐに理解できるので、業務を整理できるようになったのではないでしょうか。また、プライベートと業務との線引きができるようになり、社員たちのストレスが軽減したと思います。

LINE WORKSは気軽に会話ができるので、社員同士がアイディアや意見を共有しやすくなり、業務円滑化にも貢献してくれています。LINEと違って会社の公式のツールなので、社長から現場のスタッフまで、全員がつながれるという点も良いですね。会社が成長していく中で、店舗運営マニュアルも日々更新されていっていますが、それを速やかに共有して展開できるので、業務効率がアップするのはもちろん、私たちが提供するサービスの質も向上していくと考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。