「いい仕事、いい人生」をコンセプトに、メディア情報事業や人材紹介事業を運営する総合人材サービス会社、株式会社キャリアデザインセンター様。転職エージェント事業部の情報共有や、転職希望者とのやりとりにLINE WORKSを活用されています。LINE WORKS導入を推進された三嶋局長と、キャリアアドバイザーの松永課長にお話を伺いました。

事業内容と社内での役割を教えてください。

(三嶋局長)
弊社は中途採用の求人情報誌からスタートし、自社メディア『@type』『女の転職@type』など、お客様である企業の採用に関するソリューションを提供しています。企業経営の根幹を支える「人材採用」と、人生における重要な意思決定である「仕事選び」、両者の出会いを紡いでいくのがキャリアデザインセンターです。

私自身の役割としては、約160名のスタッフが所属するtype転職エージェント事業部で、営業統括、業務フローの改善、採用企画、教育研修、基幹システムの要件定義などを担当しております。

(松永課長)
私はキャリアアドバイザーとして、転職を希望される方とのカウンセリングや案件紹介などを担当しております。

LINE WORKS以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

(三嶋局長)
ここ数年、クライアント企業からのお問い合わせと転職希望者のご登録が急増していました。高いサービスを提供し続けるためには、日程調整のような定型的な業務を削減して、転職希望者のカウンセリングやクライアント企業との商談といった、お客様と向き合う業務に、より多くの時間を割いていく必要がありました。「type転職エージェント」が掲げる「サービス実感No.1」を実現するために、1人当たりの生産性を高めていくことが重要です。

例えば、転職希望者に個別にキャリアデザインのアドバイスを行うキャリアアドバイザーは、1日に200から300件のメールを受信していました。社内のメール処理に時間をかけていては、社外のクライアント企業、転職希望者に対してのサービス提供が遅くなりかねません。ですので、もっと効率的かつ効果的なコミュニケーション手法はないものか、と考えていました。

また、会議体が多いことも課題の一つでした。定例の会議が毎週複数ある上に、個別の打ち合わせも頻繁に行っていました。全社的に働き方改革に取り組んでいたこともあり、会議のスリム化も求められていたという状況です。

そういった状況の中で、ビジネスチャットを導入することで、メールよりも早いスピードでコミュニケーションでき、業務効率を上げて会議時間を減らせるのではないか、と考え始め、LINE WORKSに行き当たりました。

LINE WORKSに決定された決め手を教えてください。

(三嶋局長)
プライベートでいつも使っているLINEと操作性がほぼ一緒で、使いやすい点ですね。機能面では、既読がわかる点、「ノート」機能やグループ管理のしやすさ、それと価格面もポイントになりました。

そして、導入にあたり社内を説得するのに最も大きなポイントになったのが、「LINEとの接続」です。今や個人のコミュニケーションの主流はメールや電話ではなく、LINEなどのメッセンジャーになっています。転職希望者とLINEでやり取りすることができるようになれば、コミュニケーションスピードを向上させ、サービスの質を高めることができる。そのことが決め手となり、LINE WORKSを導入しました。

LINE WORKS導入後、社内コミュニケーションはどのように変わりましたか?

(三嶋局長)
社内では、主にキャリアアドバイザーとクライアント企業の担当営業とのコミュニケーションをLINE WORKSで行っています。事業部全体やプロジェクトチームへの一斉通知のほか、求人案件の共有、カウンセリングの結果共有などですね。以前は案件進捗の共有を対面で行っていましたが、現在は転職希望者ごとにアドバイザー、営業が入ったグループトークルームを作成し、進捗を共有しています。選考の進み具合が、打ち合わせを待たずともトークルームを見ればすぐにわかるようになりました。

また、当社では転職希望者のご入社後にアンケートに回答していただきます。その内容を以前は担当したアドバイザーがメールで全体に共有していましたが、共有しそびれることもしばしば。それをトークルームの「ノート」に共有するようにしたところ、気軽に投稿できるため、共有される数が増えました。より円滑に、より早く、より多くのコミュニケーションを実現でき、業務効率の改善につながっていると感じます。

(松永課長)
キャリアアドバイザーとのカウンセリングや面接の状況によって転職希望者の心情は変わっていきますし、クライアント企業の状況も日々変化します。LINE WORKSでスピーディーにやりとりできるようになったおかげで、鮮度を保ったまま情報をやり取りできるようになり、より対応の質が上がりました。

実際に両者のマッチング件数を調べてみましたら、LINE WORKS導入前より増えていました。求人案件が見やすくなったことが要因だと思います。
トークルームの「ノート」で入社後のアンケートを共有

LINE連携機能の利用シーンと導入効果を教えてください。

(三嶋局長)
キャリアアドバイザーが転職希望者と連絡を取るのに使っています。初回面談時にLINE WORKSのIDを案内し、転職希望者側からLINEで「友だち」登録をしてもらいます。面談日程の連絡などは基本的にメールで行いますが、メールするほどでもないライトなやり取りや状況確認などにLINE WORKSを利用しています。「メールの補助ツール」という位置付けですね。

例えば、メールの返信がない転職希望者に「メールで○○の件送りましたが、いかがでしょうか?」と送ると、早い人だと10秒後に返信があります。メールと違って、ちょっとした隙間時間にもLINEはチェックできますので、返信をいただけるのが早くなり、調整が非常に効率的になりました。

転職希望者の8割が現職のため、電話での連絡は時間が限られてしまいます。LINEであれば電話できない日中でも返してもらえますので、より早く、かつ質を落とさないコミュニケーションができるようになりました。type転職エージェントを利用してくださる方には20-30代女性が多く、LINEでのコミュニケーションはフィットしていると感じます。

転職希望者とのコミュニケーションがメールに比べて増え、「先日紹介してもらった○○のような会社を他にも紹介してほしい」「レジュメを更新したので見てほしい」などのちょっとしたご要望が、以前よりも挙がってきやすくなりました。ご要望がわかると、それに合った提案もできるので、結果として競合他社との差別化につながっていると思います。

「働き方改革」の成果は出ましたか?

(三嶋局長)
まず会議の削減につながっています。以前は会議の場で情報共有から始めて、その場でブレストを行うという進め方だったので、一回の会議に時間がかかっていました。現在は、LINE WORKS上で先に議論をして、その内容を一人ひとりが考えて会議に臨むようにしています。「会議をブレストの時間にはしない」と決め、1時間の会議や打ち合わせをすべて30分にするなど時短施策を行った結果、感覚値ですが、会議の時間が40~50%減りました。

また、メールの削減にもつながっています。メールの流量だけでいうと25%程度が削減されました。チャット形式だとメールよりもテキスト量が少なくて済みますし、ライトな情報共有ができるので、チーム内の情報流通は以前より多くなったと思います。

お客様や、社内からの反応はいかがですか?

(松永課長)
実際にキャリアアドバイザーや転職希望者からは、「スムーズに連絡が取れて便利」「LINEの方がメールより日程調整が早い」「距離感が近づいた」という声が挙がっています。転職希望者にLINEでも連絡が取れることを伝えると、7-8割程度の方がLINEで連絡をくださいますね。

(三嶋局長)
LINE連携機能を利用する以前は、社内コミュニケーションのみの用途で使っていましたが、今回、LINE連携で転職希望者とトークできるようになったことにより、LINE WORKSをより積極的に活用しようという機運が社内で高まってきました。浸透が進んでいると思います。

今後は、モバイルアプリでの利用を進めていきたいですね。外出先でもチャット形式でライトなコミュニケーションができるようになれば、より業務改善につながると考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。