内定者・新入社員のフォローアップツールとしてLINE WORKSを導入。人事担当者の業務負荷が半分になり、例年の提出物の漏れが「今年はゼロ」採用担当者側と入社者側、双方にたくさんのメリットがありました。

NTTデータ ジェトロニクス株式会社高山 真輔さん、名舩 栞奈(なふね かんな)さんのインタビュー

NTTデータ ジェトロニクス株式会社
管理本部 人事総務部
人事企画・教育・採用担当 マネージャー
高山 真輔さん(右)
ISソリューション事業本部
名舩 栞奈さん(左)

ITコンサルティングからシステム開発・構築、運用・保守まで、トータルソリューションサービスをワンストップで提供しているNTTデータ ジェトロニクス様。新卒採用にあたり、内定期間と入社後のフォローアップツールとしてLINE WORKSを導入されました。人事担当の高山マネージャーと、実際に内定期間からLINE WORKSを利用していた新入社員の名舩さんにお話を伺いました。

お二人の担当業務を簡単にご紹介ください。

(人事 高山さん)
私は、人事総務部で新卒者を中心に採用・教育全般を担当するチームに所属しています。

(新入社員 名舩さん)
新卒で入社して、もうすぐ1ヶ月になります。ISソリューション事業本部に配属され、現在はNTTデータグループの施設で集合研修を受講しています。

LINE WORKS導入の経緯や背景についてお聞かせください。

(人事 高山さん)
2017年度新卒の採用期間中に、社内で提案があったのがきっかけです。通常、社内のコミュニケーションツールはEメールで、新入社員にも会社ドメインのEメールアドレスが付与されていますが、新入社員の集合研修の間は実施している研修センターに個人用のPCがなく、Eメールも使うことができません。

内定期間は内定者用のフォローサイトがありましたが、それも3月末まで。集合研修中の連絡手段としてEメールほど堅苦しくなく、ビジネスシーンで使えるものがないかと思っていたところでした。
LINE WORKSは研修が終わるまでの間、人事と新入社員がコミュニケーションを取る手段としてぴったりだったので、導入を決定。新入社員計14名と人事チームでLINE WORKSのグループを組み、3月からお試しで運用を開始しました。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

(人事 高山さん)
昨年まではEメールを通じての連絡が中心でしたが、重要な連絡が行き届いているのか不安なことがよくありました。また、内定者・新入社員とのフランクな交流がしづらいことも気になっていました。

(新入社員 名舩さん)
ビジネスマナーが身についていないこともあり、Eメールだと、ちょっとした質問をするのに躊躇してしまうことがありました。また、他のEメールにまぎれて気づくのが遅れてしまったこともあります。

実際に使ってみて、印象はいかがでしたか。

(人事 高山さん)
昼休みに、新入社員と人事担当がランチを食べながら会話している時のような感覚ですね。面と向かって会話しているのと同じように雑談もできるバーチャルな場があるという印象です。

カジュアルな話題の時にはスタンプも使います。感情が伝わるような表現ができるのはとても良いと思います。

半数を占める外国籍の新入社員にとっても、LINE WORKSの導入はよかったと思います。日本語にまだまだ不安があると思いますし、日本人の新入社員でさえ敬語に苦手意識を持っているのですから、外国から来たばかりならなおさらですよね。もしかすると、LINE WORKSが日本語の練習にもなるのかなと。
(新入社員 名舩さん)
アルバイト先でLINEを使っていましたが、会社はEメールでやりとりするものだと思っていたので、職場でLINEのようなツールが使えるというのは新鮮な感じでした。LINEは大学に入学した頃からスマホと一緒にずっと使っていたので、違和感なく始められました。同期社員もさまざまな国から集まってきた多国籍なメンバーですが、皆問題なく使えています。話すのと違って書くのは自分のペースでできるので、外国籍のメンバーもやり取りしやすいようです。積極的に発信するようになってきました。

LINE WORKSはどのようなシーンで利用されていますか?

(人事 高山さん)
例えば、入社式の案内のようにオフィシャルなものはEメールで送ります。LINE WORKSは主に、翌日の集合場所、持ち物、課題など連絡事項のリマインド、手続き書類などの細かな確認のほか、個別のフォローに活用しています。

また、チーム内の育休中の社員に最近の様子などを伝えることにも使っています。業務のやり取りを行うわけではないのですが、気軽に仕事の近況報告などができるので、長く職場を離れる間のコンタクト手段として役に立っています。

(新入社員 名舩さん)
入社手続き関連や人事への質問など、ちょっとした確認ごとがある時ですね。全体に共有したほうが良いことはグループに、共有する必要がないことは個別にやりとりしています。
内定者・人事担当者間のトークのやり取り例
ホームを活用した情報周知

LINE WORKS導入による効果を教えてください。

(人事 高山さん)
何よりよかったと思うのは、ささいなやりとりができるようになったことと、案内が届いたのが確実にわかることです。この時期、提出書類が遅れると全体の業務に影響してしまうのが毎年悩みの種でした。たとえば先日、入社時に発行した健康保険の仮保険証を本保険証に切り替えるため持参してほしいという連絡を行いました。例年なら忘れる社員が必ず数名いるところですが、今年は前日にトークで再周知したところ、一人も忘れず全員がきちんと持ってきてくれました。入社書類の手戻りや遅れ、確認の手間など、人事側の負担が昨年までの約半分に減った感覚です。

従来は再周知もEメールだったので、読んでくれているかどうか不安がありました。そのため、「読みました」という返信を必ず送るように指示していたのです。

「読みました」と返信するだけなら簡単にできるだろうとこちらは考えていましたが、内定者側にとってはそれも高いハードルだったようです。確かに、立場的なことを考えると「読みました」の1行で返すことはできませんよね。私たち受け取った側も、そこに何か少しでも書いてあれば、またそれについて返さないといけません。一連のやり取りが完結するまで早くて1日、遅いと2日~3日かかっていたのです。それがLINE WORKSなら早ければ5~10分で完結します。

グループトークで誰か一人が質問すれば、回答を皆で共有できるので、私たちも1つの質問に対して1回返信すればすみます。「既読」機能の便利さも含め、LINE WORKS導入の効果は予想以上に大きかったと実感しています。

PCで使えるのも、私たち人事担当としてはありがたいですね。長文はPCのほうが打ちやすいですから。
(新入社員 名舩さん)
かしこまった連絡は文章も長くなるのでEメールでよかったのですが、入社が近づくにつれて、私たち内定者側からも、Eメールをするほどではないけど、ちょっと確認したい、と思うことがだんだん増えてきていました。LINE WORKSの導入で人事への連絡がしやすくなりました。気軽で助かる一方、情報漏えいや礼儀を欠くことなどがないよう同期同士でも気をつけています。

LINE WORKSだと、スマホのアプリがLINEとは異なるので会社からの連絡だとすぐに分かります。通知がわかりやすい点も良いと思います。LINEには未読が溜まることが多いので、急ぎの連絡だとしても見逃してしまうことが多いと思います。

LINE WORKS導入によって、新入社員とのコミュニケーションに変化はありましたか。

(人事 高山さん)
当社では入社直後に2ヶ月の集合研修があり、職場とは離れた研修センターで過ごします。以前は研修センターに足を運んでも、大勢の中では個々のコンディションや感情をなかなか知ることができませんでした。

LINE WORKSを導入した今年は、研修内容についての不安や人間関係の相談ごとなどを、個別に気軽に連絡してもらえるようになったので、個々人の状況がよく分かるようになり、フォローがしやすくなりました。スタンプを使って堅い話を少し和らげるなど、Eメールではできない柔らかいコミュニケーションができるのもフォローに役立っていますね。

LINE WORKSの今後の活用についてお聞かせください。

(人事 高山さん)
LINE WORKSを使いながら、Eメールとどう使い分けていくか、どういう線引きが適切なのか、私たちも新入社員側も探りながら使用している最中です。今後は利用範囲を内々定者にまで広げ、採用活動全体の中で、より積極的に活用していきたいです。

また、人事の仕事というのは「これが正解」という答えがなく、常にチームでディスカッションをしながらやり方を考えていく必要がありますが、メンバーが皆忙しく、なかなかまとまった時間を取れないのが現状です。それぞれの空き時間に前向きな議論を積み重ねられるのがLINE WORKSの良さだと思うので、人事チーム内でのディスカッションや情報共有の場にもしていきたいですね。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。