人材派遣事業およびアウトソーシング事業を主に展開する株式会社キャスティングロード様。全6社のグループ内他社に先駆けてLINE WORKSを導入し、活用しています。導入の経緯と効果を大野さんに、実際に現場で感じていらっしゃることを宮崎さんに伺いました。

株式会社キャスティングロードの事業内容と、お二人の担当業務を簡単にご紹介ください。

(取締役 大野さん)
当社は人材派遣事業およびアウトソーシング事業を主に取り組んでいます。人材派遣事業では、コールセンター派遣に特化して成長してきました。昨年からは、新たな領域として介護派遣をスタートしています。私は人材派遣事業の営業の総括責任者で、さまざまな分析や事業戦略の検証を担当しています。
(情報システム部主任 宮崎さん)
私はキャスティングロードの持ち株会社であるキャスティングロードホールディングスに所属し、グループ全体のシステム周りや設備の窓口とITヘルプデスクのような役割を担っています。

LINE WORKS導入以前には、どのような課題がありましたか?

(取締役 大野さん)
会社創立以来グループウエアは使わず、連絡はすべてメールで行っていました。全社員への総務的なお知らせや周知事項は、基幹システムのお知らせページに掲載していたのですが、そこには投稿するだけでレスポンスできませんし、全員が見たかどうかの確認は取れませんでした。メールでの連絡も、そこが一番大きい問題でした。

また、工数の問題もありました。メールだと、メーラーを立ち上げて、アドレス帳を開いてアドレスを引っ張ってきて、と工数が多いでしょう。特に外では、スマホでのメール作成は使い勝手が悪い。工数削減の意味でも、社内のコミュニケーションツールとして、ずっとLINEを使いたいと思っていたのです。

でも、会社として使うには、セキュリティの懸念が拭いきれないことと、社員がプライベートで使っているアプリなので、オン・オフの切り替えの障壁になってしまうのではないかということ、この2点が悩みどころでした。

(情報システム部主任 宮崎さん) 外にいる時に、会社から返信を求める内容のメールが届いても、時間がないとどうしても後回しになってしまいます。また、みんなで議論していくような内容だと、メールではみんなの意見を一覧で見られないのが不便でした。

それに、全社員約200名に一斉配信というのもなかなかできないので、まずは各支店長レベルに、そこから一般社員に展開してもらう、としていても、正直な話、なかなか落としきれないというのもあって……。

LINEを使いたいという要望はシステム部のほうにも上がってきていました。でも、ログの確認ができないという点で、システム部としては許可が出せませんでした。

LINE WORKS導入の決め手となったのは、どのようなことでしょうか。

(取締役 大野さん)
代理店の方から「こういうツールがありますよ」と、LINE WORKSを紹介された時、すぐに興味がわきました。社外にいる人間がいつでも使いやすいことが一番ですが、みんなプライベートでLINEを使いこなしていますから「LINEに似たツールだよ」と言うだけですんなり移行できるだろうし、浸透も早いだろうと、すぐに判断できましたね。

(情報システム部主任 宮崎さん)
LINE WORKSはスマホで使いやすいのが一番の決め手でした。外に出ている営業が使いやすいツールでないと、導入する意味がありませんから。

LINE WORKSを使うことで、どのような効果がありましたか?

(取締役 大野さん)
数字に表すまでの検証はまだできていませんが、メールが減ったことと、案件対応のリードタイムが短くなったという点は感じています。
「了解しました」といちいち打たなくても、スタンプ1つ、ポーンと送るだけで用が済みます。前置きもいらないからスピーディですよね。

また、上司が周知事項でちょっと言い過ぎたかな、というときに、スタンプを送ってフォローするとか、そういう使い方もできます。ちょっとした温かみというか、チャットというすごく機械化しているなかでも、人間らしさを出しやすいところが、すごくいいですよね。スタンプを織り交ぜながらやりとりできることで、伝えたいことの温度感が、よりリアルにわかります。そういう意味では、使っていておもしろいですよね。
ホームでの営業成績コンテストの投稿
「ホーム」機能を活用して、社員のすぐれた対応事例を共有したり、営業成績コンペや経費削減コンペなど、社員のモチベーションを上げる施策を行ったりもしています。コメントが何件もつくなど、コミュニケーションの活性化やモチベーションの向上にもつながっていると感じます。

(情報システム部主任 宮崎さん)
LINE WORKSだと、外にいてもトークをパッと見てすぐ返信できるので、便利ですね。レスポンスのスピードが上がりますし、普通に話をしている感覚で情報共有も連絡もできるのが、大きなメリットのひとつだと思います。

電話も減りました。以前はひっきりなしに鳴っていたんです(笑)。今は、LINE WORKSで質問がきたら、既読にして「別件対応中なので折り返します」とだけ返せばいい。簡単なうえ、電話に時間を取られないですむので、業務効率がすごく上がっていると身にしみて感じています。

コミュニケーションの取り方に変化はありましたか?

(取締役 大野さん)
私は、どんな小さい機能でも使うことに意義があると思っているので、LINE WORKSの機能もすべて使おうと導入を進めていきました。プロフィール写真の掲載を義務化したのもその一環です。

やはり“顔が見えるコミュニケーション”は大切です。おかげで地方支社に新しく入社した人の顔も、全社員がすぐに知ることができるようになりました。

(情報システム部主任 宮崎さん)
プロフィールに顔写真があると、コミュニケーションの活性化が全然違うと思います。いつもやりとりしている人がこんな顔してるんだ、とか、電話でのやりとりも、顔を知っているのと声しかわからないのとでは親近感が違いますから、より親しみがわくんですね。年1回の社員総会で会った時、スムーズに話ができるのは大きいです。

今後のLINE WORKSに期待することや、これからやりたいことをお聞かせください。

(取締役 大野さん)
ホームのバージョンアップで、投稿を誰が見ていないかがわかるようになりましたね。再通知もできるようになったし、すごく便利になりました。LINEとの連携や、他社のLINE WORKSとも連携できるようになりました。

現在はメールでのやりとりとなっている派遣スタッフとの連絡を、LINE連携を使ってトークに置き換えていきたいと思っています。たとえば、派遣スタッフが連絡なしに休んだりした時に、メールだと読んだかどうかわかりませんが、LINEあてにメッセージを送って既読がつくかどうかが分かれば、こちらの対応もだいぶ変えられると思います。

また、派遣社員との契約書をPDFで送れるようになれば、ペーパーレス化に向けた取り組みも進むと考えています。さらにいずれ当社の基幹システムともつなげることができれば、案件紹介から営業との連絡など、マーケティングから1対1のやりとりまで一元化できて効率化が図れると期待しています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。