LINE WORKSメールのフィルタ機能を使い、受信したメールを適切なフォルダに自動で振り分けます。

チームメンバーからメールに添付されて送られてきた業務関連ファイル、取引先からの重要なメール、現在進行中のプロジェクト関連メール、不要な広告メール・・・、仕事をしていると、毎日、何十通ものメールが送られてきます。
しかし、これらメールをひとつひとつメールフォルダに整理していると、それだけで膨大な時間がかかってしまいます。とはいえ、メールを整理することは仕事をする上で、非常に重要です。なぜなら、受信したメールがきれいに分類されていれば、メールを見落とすことで発生する業務のミスが減り、目的のメールがすぐに見つかるようになるため、業務効率が上がるからです。

それでは、どうすれば時間をかけずにメールを整理することができるのでしょうか？

LINE WORKSメールのフィルタ機能を使えば、時間をかけずに、そして簡単にメールを整理することができるのです。

1. 環境設定でフィルタを設定する

LINE WORKSメールのフィルタは、ブラウザ版LINE WORKSの環境設定で設定します。
［環境設定］＞［フィルタ］を開いて、［フィルタを追加］をクリックします。
または、［個人フォルダ］を指して［フォルダ管理］アイコンをクリックすると［環境設定］が表示されます。

2. メールの振り分け（フィルタ）条件を設定する

[フィルタを追加]をクリックするとメールを振り分けるための条件を設定する画面が表示されます。

左側の［＋］をクリックすると、メールの差出人（From）、宛先（To）、CC、メール件名、メール本文等の条件を細かく指定することができます。添付ファイルのあるメール、自分が差出人のメールに対して返信されたメール（自分宛メールに返信）、カレンダーからの通知メール（カレンダー予定メール）もフィルタの条件として設定できます。

[TIPS]
フィルタ条件にメールアドレスを入力する際、メールアドレスや氏名の最初の2文字を入力するとサジェスト機能で候補が表示されるため、メールアドレス全体やフルネームを入力しなくてもメンバーを指定できます。
また、入力フィールドの右側にある［アドレス帳］をクリックすれば、組織図からメンバーを探して選択することができます。

3. メールを振り分けるための移動先フォルダを指定する

受信したメールを設定した条件によってフィルタし、指定したフォルダに自動的に移動（振り分け）します。
またメールを振り分けたときの処理として、自動で既読表示、重要表示、ハイライト（色の強調）、削除処理されるように、オプションを選択できます。
ハイライト処理を選択すると、メール一覧で該当するメールに背景色が入るため、一目で見分けがつくようになり便利です。

4. 設定したフィルタを適用するメールを指定する

設定した振り分け（フィルタ）の条件を既存のメールにも適用するのか、フィルタ登録以降の新着メールのみに適用するのかを選択します。
既存のメールにも適用する場合は、［はい］にチェックを入れてフィルタ設定を保存します。設定の保存後に、既存のメールフォルダにあるメールは、フィルタの条件によって指定されたフォルダに振り分けられます。
今まで受信トレイにあったメールは、指定したフォルダに移動されるので、移動先のフォルダを確認してください。

例として、 ABC@worksmobile.comから受信するすべてのメールを振り分けて、受信と同時にメモフォルダに移動する方法を見てみましょう。
また、振り分けた時の処理としてハイライト（色の強調）表示されるように設定します。

• ① [個人フォルダ]横の歯車のアイコン（フォルダ管理）をクリックして、[環境設定]に
  移動する。または、ページ下の[環境設定]をクリックする。
• ② フィルタを選択する。
• ③ フィルタを追加をクリックする。
• ④ Fromのアドレスに自動振り分けを適用するアドレス ABC@worksmobile.com を
  入力する。
• ⑤ 移動先のフォルダとしてメモフォルダを選択する。
• ⑥ ハイライトする色を選択する。
• ⑦ [保存]をクリックして設定を完了する。

すると、ABC@worksmobile.com から受信したメールが自動でメモフォルダに移動され、リストでは背景色がハイライトされて表示されます。

5. フィルタの優先順位を設定する

メールを効率的に整理するためには、さまざまな条件のフィルタを複数作成する必要があります。この場合、複数あるフィルタの中でどのフィルタを優先的に適用するのか、各フィルタに対して優先順位をつける必要があります。

メールの［環境設定］＞［フィルタ］で登録されたフィルタの一覧が表示されます。一覧の上位にあるフィルタが優先順位が高くなります。一覧では優先順位を変更したり、不要なフィルタを削除したりすることができます。
フィルタの優先順位を変更したい場合は、[最上位へ]/[上へ]/[下へ]/[最下位へ]ボタンで調整します。メールの整理が効率的になるよう、必要に応じて、優先的に適用したいフィルタを上へ移動してください。

LINE WORKSメールのフィルタ機能を活用して、メールの整理を効率的に行いましょう。今まで受信メールの整理に費やしていた時間を削減し、よりスマートな働き方を実現してください。