男子プロサッカーチームの浦和レッドダイヤモンズと、女子プロサッカーチームの浦和レッドダイヤモンズ・レディースを運営する浦和レッドダイヤモンズ株式会社は、チーム活動を支えるスタッフのコミュニケーションを円滑にするツールとしてLINE WORKSを導入。業務情報の伝達・共有が迅速になるとともに、スカウト候補選手に関するデータなど機密性の高い情報もセキュアにやり取りできるようになったといいます。同社の皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。
本事例のポイント
- チームの活動を支えるバックオフィス業務に携わるスタッフの意思疎通が円滑に
- スピード対応が必要なスカウティング業務で有力選手の情報を迅速に共有
- メール、Drive、掲示板、アンケートといったグループウェア機能を活用し業務連絡の負担が改善
御社の事業内容をご紹介ください。
河野さん :
当社は、日本プロサッカーリーグ（Jリーグ）に加盟する浦和レッドダイヤモンズと、2021年9月にスタートした日本女子プロサッカーリーグ（WEリーグ）に加盟する浦和レッドダイヤモンズ・レディースを保有し、両チームの運営や試合の興行、その他の周辺業務を行っています。
以前はどのような課題に直面していましたか。
河野さん :
2019年に社内のITインフラを見直した際、老朽化した業務システムの刷新に加え、社員がスピーディに情報を伝達・共有するためのコミュニケーションツール導入の是非も議題に上りました。以前から運用していたグループウェアにはチャット機能がなく、社員間の業務連絡は主に電話とメールで行われていたからです。
阿部さん :
メールでは迅速な意思疎通が難しく、電話は複数で話し合いができません。営業など社外に出る機会の多い社員どうしが個人LINEで連絡をし合う実態も一部で見られ、シャドーITに伴う情報セキュリティを懸念する声も出ていました。
また、社内の情報周知にはグループウェアの掲示板を使っていましたが、更新情報を通知する機能もメーリングリストを作成する機能もなく、情報をアップデートするたびに全社員にメールで通知するという無駄な業務を強いられていました。
堀之内さん :
注目選手の試合を見に行くことが多いスカウティング業務にとってはスケジュール管理が重要です。しかし、当時のグループウェアのスケジューラはスマホからアクセスした際の使い勝手がよくないことに不満を抱いていました。
河野さん :
ほかに、PCメールの内容をスマホやタブレット端末などのモバイルツールで同期したいというニーズも多く、これらの課題を解消するには既存のグループウェアに替わるコミュニケーションツールを導入することが必要という判断に至りました。
課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。
河野さん :
既に一部の部門が独自に採用していたツールも含めていくつかのサービスを比較検討していたところ、2020年になってコロナ禍となりました。急きょ、在宅勤務の可能な社員がテレワークを始めましたが、会社や他の社員との連絡手段がEメール、携帯電話のキャリアメール、SMSとばらばらで、情報がPCとモバイルの間で錯綜するという新たな問題が生じたのです。そのタイミングで、社内システム刷新のサポートを依頼していたコンサルタントから推奨されたのがLINE WORKSでした。多くの社員がプライベートで利用しているLINEと操作性が共通し、多彩な機能をPCとモバイルでシームレスに使える点に魅力を感じ、従前の課題を一挙に解消できると確信。テレワークをする社員の情報共有をスムーズにしてくれることにも期待して導入を決めました。
運用開始に向けてどのような準備をされましたか。
河野さん :
まずコーポレート本部内の数人でテスト運用してスムーズにコミュニケーションを図れることを実証しました。その後、各拠点で対面での説明会を開き、その場で初期設定も行いました。
プロサッカークラブには多種多様な業務や雇用形態があります。そのため、例えば掲示板に掲載される情報を周知させる必要のないスタッフには閲覧権限を制限するなど、情報がそれを必要とする人にだけ届くよう、各機能に制限やアクセス権を設定しました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
【トーク】情報伝達のスピードが飛躍的に向上
【Drive】重要な業務データを社員間で安全に共有
【掲示板】周知させたい情報を迅速・確実に伝達
【アンケート】手間をかけずに情報や意見を収集
河野さん :
トークは用件を手軽にすぐ伝えられるので、情報伝達の速度が格段にアップしました。結果として、細かな報告や情報の共有が以前より緻密になされるようになっています。LINEと似たUIの親しみやすさもあって予想した以上に速やかに浸透し、導入後1ヵ月ほどで既存のグループウェアから完全に移行できました。全社員の連絡手段がLINE WORKSに一本化され、トークルームやグループ機能の活用によって情報が交通整理されるようになりました。
管理者として、機能別にアクセスログが残るなど、情報セキュリティがしっかり担保されることにも満足しています。以前はファイル共有の方法が社員によってまちまちでしたが、LINE WORKS導入後はDriveの利用が定着し、その面でのセキュリティリスクも低減しました。
メールの送受信もLINE WORKSで統一され、受信、既読、送信などの履歴がPCとモバイルで自動同期するため、外出先でメールを多用する社員はとても重宝しています。フォルダへの振り分けや、重要なメールへの色づけなど、多彩なフィルタ機能があるのも便利です。
阿部さん :
掲示板もグループウェアからLINE WORKSに移行しました。業務に関する情報のみならず、ファンの皆さまや社会にどんな貢献をするべきかを示す「浦和レッズ理念」と「選手理念」も掲載し、社員がいつでも閲覧できるようにしています。情報更新時にはプッシュ通知がされるだけではなく、タイトルに「必読」と一定期間表示できる必読設定によって、重要な情報を確実に周知できるようになりました。
健康診断の受診希望日、各種講習会への出欠確認、社内向けチケットの集計などにはアンケート機能を活用しています。以前は全員にメールを送り、返信内容をPCに入力して集計を取っていましたが、今はそうした手間を必要としません。
トップチームの下部組織であるユースやジュニアユースでは、スタッフが選手やその保護者と連絡を取るために個人LINEを使っていました。しかし、外部のLINE WORKSやLINEと連携してやり取りができる外部トーク連携でつながることで、こちらも情報セキュリティがしっかり保たれるようになっています。
スカウティング業務ではLINE WORKSをどのように活用されていますか。
【カレンダー】メンバーの予定や施設の休館日などの予定も俯瞰して確認
【タスク】ToDoを整理して管理
堀之内さん :
スカウト候補の選手情報を集約するグループトークルームを設け、関係するスタッフ間で共有しています。LINE WORKSは高度なセキュリティが担保されているので、今は機密情報も安心してやり取りすることができます。
注目選手の動きやプレイスタイルなどを示す動画はDriveで共有しています。スカウティングにはスピードが重要になるので、動画も含めたさまざまなデータを迅速に伝達・共有できることようになったことは大きなメリットです。
カレンダーを利用することで、スケジュール管理も容易に行えるようになりました。予定の時刻が近づくとリマインド通知される機能も便利に活用しています。また、自身の業務をきちんと遂行するためにタスク機能も使っています。
コロナ禍が落ち着けば、以前のように全国各地に赴くことになると思いますが、スマホ、タブレット、ノートPCとそのときの状況に合わせて使い分けられるLINE WORKSは、スカウティング業務にとってますますなくてはならないツールになりそうです。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
河野さん :
まだ使いこなせていない機能や、導入後に追加された新機能もたくさんあるので、当社の業務に役立ちそうなものをピックアップして、活用事例集を掲示板に公開するなどして活用を促進したいと思っています。
阿部さん :
例えばチケット優先販売のお知らせといった、ステークホルダーや関係団体への情報発信はメールで行っています。今後は掲示板にそうした情報を発信するスレッドを立て、関係者にLINE WORKSのアカウントを付与することで、浦和レッズに関する情報をよりスピーディに発信できる環境を整えることを計画しています。
【お話を伺った方】
河野 宏さん
総務・経理などのバックオフィスを担うコーポレート本部で総務やスタジアムの運営などを担当。
阿部 淳さん
クラブを支援するスポンサー企業の営業窓口や新規セールスを担当。
堀之内 聖さん
選手のスカウティングや契約関係のサポート業務を担当。元浦和レッズ所属のJリーガー。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年9月当時のものです。
