NTTデータ・ジェトロニクス株式会社
業種
IT・通信
目的・効果
採用・労務 コンプライアンス・セキュリティ スマートフォン活用 学生との連絡
主な活用機能
トーク
グループ
お話を伺った方
管理本部 人事総務部 採用・教育担当 マネージャー 高山真輔さん
管理本部 人事総務部 採用・教育担当 渡邉真歩さん 管理本部 人事総務部
採用・教育担当 菊地邦子さん
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“内定から入社後まで”効果的なフォローを実現。学生の視点を意識したコミュニケーションが新卒採用を変えました。

目標達成、生産性向上のためには「円滑なコミュニケーション」が欠かせないという認識がますます強まっています。特に新卒採用、内定者フォローといった業務では、採用に携わる社員どうしはもとより、インターンや内定者など社外とのやりとりもきわめて重要です。これまでは電話やメールといった手段が中心でしたが、近年ではより手軽に使えるチャットツールなどを導入することで、コミュニケーションを質・量ともに充実させていく取り組みが注目されています。さまざまな業務にあたっているNTTデータ ジェトロニクス株式会社・採用チームの皆さんに、LINE WORKSの活用が採用現場をどう変えたのかをうかがいました。

■採用チーム4名で新卒採用に対応

新卒採用にどのように取り組まれているのか、概要をお聞かせください。

渡邉:

新卒採用では年間15~20名ほどを採用しています。インターンシップを中心に、WEBメディアや合同説明会などで母集団形成を行っていくスタイルです。高いITリテラシーをもつ国内学生はもちろんのこと、さまざまなバックグラウンドや経験を持つ多彩な人材を採用したいと考え、海外での採用にも積極的に取り組んでいるのが特徴です。

採用活動の中で、何か課題になっていることはありますか。

渡邉:

売り手市場が続く中、母集団形成の段階からいろいろと苦労しつつ内定者を確保しているのが実状です。そのため、インターンシップに参加した学生や入社を承諾した内定者とはしっかりとコミュニケーションをとっていきたいと考えています。しかし、メールを送っても返信が遅く、ちゃんと読まれているのかどうかわからない、ということが課題としてありました。メールを使う習慣のない学生に対して、どんな対策を打てばいいのかをずっと考えていました。

 

高山:

学生とのやりとりに加えて、採用チームのメンバーどうしのコミュニケーションも課題となっていました。採用チームは4名体制ですが、説明会などで外出・出張する機会や、テレワークを実施する日も多く、全員が川崎のオフィスにそろうことは週に1日あるかどうか。少人数でさまざまな業務を行っているからこそ、チームを最大限に機能させるための日々のコミュニケーションがとても重要です。

 

渡邉:

採用チームのメンバーで一緒に外出する場合も、大型のイベントでは説明ブースと面談ブースが離れていることがよくあります。面談スケジュールの急な変更やその場の状況に応じた対応など、緻密な連携が必要なことも多いのですが、メールや電話だけではどうしても限界がありました。広い会場の端から端まで走って連絡する、ということもよくありました。

そういった課題を解決するために、どんな取り組みが有効だったのでしょうか。

高山:

2017年の内定者フォローから導入したのがLINE WORKSというコミュニケーションツールです。企業向け「LINE」のようなサービスです。きっかけは、たまたま弊社の営業部がLINE WORKSの販売代理店だったこと。「学生とやり取りする際に使えるのでは?」と提案されました。以前から、メールや電話よりもカジュアルに学生とやりとりできる手段がないかと考えていたので、とても便利なツールだと感じましたね。

LINE WORKSをどのように使用されているのですか。

高山:

「インターンシップに参加している学生」と「内定者」に連絡する際に使用しています。LINE WORKSはIDを付与すればすぐに使い始めることが可能です。そして、LINE WORKSの良さはなんといっても、理解してもらいやすいことです。普段使い慣れているLINEとほぼ同じ使用感なので、マニュアルを読む必要もなく、学生に説明する必要もありません。「LINEの仕事版だよ」と言うだけで理解してもらえます。

■説明しなくても学生がすぐに使える

学生とのやりとりにLINE WORKSを導入したことで、何か変化はありましたか。

渡邉:

まず、学生からのレスポンスが格段に良くなりました。メールで返信する場合、学生はビジネスメールのマナーに沿って書かなければならないと考えるのか、返信が遅くなりがちでした。「メールのマナーは無視していいよ」とは言えず、早く回答がほしい私たちには、カジュアルに連絡やリマインドが可能なLINE WORKSが程よく、最適に感じました。学生が読んだ時点で「既読」がつくので、連絡が届いているかどうかを心配することもなくなりました。先日も課題の提出期限が迫っていることをリマインドで伝えたのですが、数分後には「すぐやります」という返信がありました。LINEと同じ感覚で、しかも絵文字やスタンプも使えるので、学生も気軽に利用できるようです。

 

菊地:

メールの場合、確認する頻度は少ないでしょうし、返事を書くときも「家に帰って、きちんと準備して」と考えているうちに時間がたってしまうのでしょう。LINE WORKSを導入する前は、例えば、経費精算用の銀行口座の有無を確認するという簡単なことでも数日かかるのが普通でした。こちらが知りたいのは「ある」「ない」だけなので、余計な前置きは必要ありません。従来は数日かかっていた案件もLINE WORKSを使ってからは5時間程度で約20名全員の返事をもらえるようになるなど、各段に返信スピードがあがりました。

学生からは何か反響がありましたか。

高山:

内定者どうしの顔合わせがあれば、その日のうちに通常のLINEで「内定者グループ」が作られているのではないでしょうか。それくらいLINEは学生の日常に溶け込んでいます。その上でLINE WORKSは会社との連絡用として、仕事専用の独立したアプリなので、プライベートと明確に切り分けることができます。個人のLINE宛に会社から連絡が入ると、あまりいい気分はしないでしょう。LINE WORKSの場合、休日や夜には見ないという選択も可能です。内定者からも「分かれているのはありがたい」という声を聞きます。

LINE WORKSでフォローするのは、入社までの期間でしょうか。

菊地:

入社後も、6月までは新人フォローのために活用しています。新入社員は最初の3ヵ月間、社外の研修センターで新人教育を受けます。この間はまだ会社用のメールアドレスを持っていないので、LINE WORKSを利用して、細かな連絡事項の伝達や個別フォローを行っています。以前から、新入社員が人事に気軽に相談できる関係性を大事にしてきたのですが、LINE WORKSでさらに距離が近くなったように感じます。

 

高山:

研修センターには何度か面談に行くのですが、日程や時間の調整などはすべてLINE WORKSで行っています。また、研修センターの近くの食事ができる場所の情報を送ってあげたり、7月からの出社時はクールビズでよいという情報を、参考写真を添付して送ってあげたり。メールだと「そこまでしなくてもいいかな」と思いがちな情報でも、LINE WORKSなら気軽に送ることができます。結果的に、きめ細かく新入社員をフォローできていますね。

■リアルタイムの情報共有でチームの生産性も向上

採用担当メンバーどうしの業務連絡にも使われているそうですね。

高山:

頻度でいうと、学生よりもメンバーどうしの方がよく使っていると思います。業務連絡で使用するのは、ほぼLINE WORKSですね。一般的なSNSはセキュリティーが保証されないので、社内ルールでは業務連絡の際に使用できません。しかし、LINE WORKSはその基準をクリアしているので、安心して使えます。大量のメールに埋もれて見落としてしまった、という心配がないのもいいですね。

 

渡邉:

最近は、メンバーが外部の説明会や研修に行った際の情報共有もLINE WORKSを使うことが増えました。あとできちんとしたレポートにまとめようとすると時間がかかるし、印象も徐々に薄くなってしまいます。写真を添付し、「これくらい学生が集まっています」「今日はこんな情報がありました」などと報告した方が、タイムリーで臨場感もあります。

 

菊地:

「説明会の準備ができました。今日も一日がんばります」といった連絡は、それほど重要ではないかもしれません。しかし、そういった些細なことでも共有する意味は大きいと思います。コミュニケーションが活性化し、チームに良い雰囲気が生まれているのは間違いありません。

他のコミュニケーションツールと、どのように使い分けていらっしゃいますか。

高山:

LINE WORKSは、基本的に採用チーム内での連絡に使っています。同じビル内であっても離れた場所にいて、すぐにレスポンスが欲しいときには役に立ちますね。メールを使うのは、あまり急がない案件のときが多いですね。

■内定受諾率を上げる1対1のコミュニケーションへ

今後さらに活用していきたい機能などはありますか。

菊地:

これまではトーク(チャット)やトピックごとの発信ができるノート機能が中心でしたが、先日初めて内定者向けにアンケート機能を使用しました。当初はExcelでアンケートをつくっていたのですが、考えてみると学生が全員Excelを使える環境にいるとは限りません。

 

高山:

学生が持っているデバイスはさまざまですし、動いている時間もそれぞれ違う。海外在住の内定者もいます。個々の事情にあわせるにはLINE WORKSはちょうどよいツールといえます。今後試してみたいのは、カレンダー機能を使った内定者研修の日程調整です。卒業旅行や学校の課題などと重ならないようにしながら、全員のスケジュールをすりあわせる作業をメールでやるのはかなり大変ですから。

 

当初は、ビジネスのやりとりをLINEのようなツールで行うのはどうなのかという気持ちもありました。ビジネスマナーとして、スタンプだけの返信もOKだと思わせてしまったらいけないなと。しかし実際に使ってみると、学生もLINE WORKSとメールを状況にあわせて使い分けています。心配はまったくの杞憂でしたね。

 

現在は内定者フォローを中心に利用していますが、今後は「内定後、まだ入社受諾をしていない学生」に範囲を広げることも考えています。知名度や理解度が高くない企業にとって、採用のプロセスで1対1でのコミュニケーションを増やしながら、動機づけをはかり、優先度を高めていくことは欠かすことができません。内定から入社受諾までの1~2ヵ月は学生も悩む時期だと思います。今も月に1回のペースでロールモデルとなる先輩社員やマネジメント層と対話できる内定者むけイベントを開いていますが、同時にLINE WORKSを通じて細かく、頻度高く情報を提供することで、私たちの強みでもあるコミュニケーションの良さをさらに感じてもらえると思います。最終的には、内定受諾率の向上につながることが理想ですね。

 

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

※本記事は、2020年3月12日に「日本の人事部」に掲載された記事を引用掲載しています。