プチプラアクセサリーの小売りと卸売りを全国展開する株式会社ジュリアは、出張中の社員や本社から離れた物流拠点にいる社員を含め、全社員がスピーディにコミュニケーションを図れる環境をLINE WORKSで構築。出張支援サービス「トラベルjp for Business」を利用することで、出張手配に要する手間とコストも軽減。LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。
本事例のポイント
- 出張中の社員も含む全社員の情報共有がスピードアップ
- コミュニケーションツールを一元化しグループウェアとして活用
- 出張手配に要する手間とコストを軽減
御社の事業内容をご紹介ください。
小池さん :
当社はカジュアルアクセサリーを海外より輸入し、「PARIS KID’S」ブランドとして販売しています。税抜300円を中心としたプチプラアクセサリーは幅広い年齢層のお客様にニーズがあり、東京・原宿の直営店舗「PARIS KID’S」で店頭販売するほか、全国約1,000軒の得意先への卸売りや、雑貨店様などに向けて商品1点から注文いただけるECサイトの運営も行っています。
これまで抱えていた課題と、その解消に向けてLINE WORKSを導入された経緯をお聞かせください。
小池さん :
当社の営業社員は、卸売り先である全国各地の量販店や雑貨店などを訪問する営業活動が多いのですが、コミュニケーションツールは電話とメールのみで、業務連絡をスムーズにできていませんでした。そのため、社員は自発的に個人のLINEでコミュニケーションを取り合うようになり、情報セキュリティの面で不安になりました。また、全社員への情報発信には有料の社内ブログサービスを用いていましたが、アクセスする都度ログインしなければならないことや、通知機能がないこともスピーディな情報周知を阻害する要因となっていました。
平野さん :
そうした課題を解消するためのコミュニケーションツールとして、LINE WORKSに注目しました。まずは無料プランで利用を開始したところ、操作感がLINEと似ていることから全社にスムーズに定着。業務連絡のトークで商品写真を頻繁にやり取りされるようになって、無料プランのストレージの容量が上限に達したので、それ以後は有料プランに切り替えて運用しています。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
・業務内容ごとの多様なグループトークルームで業務がスムーズに進む
・外部トーク連携で取引先との受発注の効率化
・掲示板、アンケート、オンライン会議とグループウェアとして積極的に活用
小池さん :
電話やメールで行われていた業務連絡がLINE WORKSに置き換わったことで、外出をしている社員もスピーディに情報が共有できるようになり、個人LINEを業務で使うことによる情報セキュリティリスクも解消されました。目的に応じて多数のグループトークルームが作成され、連絡が担当者に迅速かつ確実に届き、業務が効率的に進むようになったことを実感しています。
全社員に共有したい毎日の売上データなどを掲示板に掲載するようにして、迅速な情報周知を図れるようになりました。その結果、それまで利用していた社内ブログサービスを解約して、利用料の節減効果もありました。ほかにLINE WORKSの無料ビデオ通話でのオンライン会議、カレンダーによるスケジュール共有、社内の意見を収集するためにアンケートなども活用し、全社のコミュニケーションを促進するグループウェアとして機能しています。
さまざまな情報を瞬時に共有するためのグループウェアとして運用
平野さん :
当社は全国の取引先に発送する物流拠点を秋田県に有しており、東京本社との間で密な業務連絡を行う必要があります。以前は専用のビデオ会議システムを使っていたのですが、それもLINE WORKSの音声通話やビデオ通話に置き換わりました。離席して業務をすることの多い物流拠点の社員とのコミュニケーションが取りやすくなりました。
一部の取引先とは外部トーク連携を活用し、取引先から店舗内にある商品ラックの写真をトークで送ってもらい、当社の担当者が補充すべき商品を判断する仕組みを採り入れました。以前は電話やFAXでの発注のため、書き間違いや聞き違いによるミスが起こりがちでした。しかし、商品ラックの様子を写真で見て確認することで、お互いの受発注にかかる手間は大幅に削減されています。
小池さん :
最近、タスク機能が自分自身の備忘録として使えるだけではなく、他のメンバーに作業を依頼することもできると知り、多用するようになりました。
LINE WORKSのトークで行える出張支援サービス「トラベルjp for Business」も活用されているそうですね。
・固定費不要の従量課金制で経費削減
・コンシェルジュに希望や条件をトークするだけ。出張手配が数分で完了
・急な予定変更もトークひとつで完結
平野さん :
コロナ禍になる以前、営業社員は毎月2〜4泊程度になる出張を行っていました。出張コストを抑えるために月額数万円の出張手配管理サービスを利用することで、複数のホテルの宿泊費を比較する手間を削減していたのですが、コロナ禍の中で感染予防のために出張機会を1/4程度に減らしたことにより、出張手配管理サービスの固定費が割高に感じられるようになりました。そんな中、固定費を支払う必要がなく、予約が確定するまでは無料で利用できるうえ、出張手配に応じた従量課金である「トラベルjp for Business」に魅力を感じ、利用を決めました。
「トラベルjp for Business」のどんな点が特に便利だと感じていますか。
平野さん :
普段使っているLINE WORKSのトーク上で、専門のコンシェルジュに飛行機、電車、宿泊、レンタカーなどを一括して手配を依頼することができる点です。また、チャットによるコンシェルジュとの対話形式で、希望に沿った交通手段やホテルの候補を複数リストアップしてくれるので、出張手配の煩雑さが大きく軽減しました。
コンシェルジュは、各交通機関の混雑状況や座席占有状況、宿泊施設の新型コロナウイルス対策状況を確認して、出張者の安全性に配慮をしながら手配をしてくれるので、安心して出張に出られます。ホテルやレンタカーなどの料金はいちいち現地で精算するのではなく、手配時に一括して精算されることも、手間の削減になっています。
小池さん :
30分〜1時間ほどかかることもある出張手配が、「トラベルjp for Business」を使えばわずか数分で完了します。複数の社員が一緒に出張する場合、手配者が予約をすれば手配内容が明記された予約確認書のPDFが、「トラベルjp for Business」からすべての同行者に送信されるのも便利です。
平野さん :
出張している最中に行程に変更が生じたことがありますが、トークで伝えるだけでホテルとレンタカーを再手配してくれるのも便利でした。出先で業務も行いながら、同時にホテルとレンタカーそれぞれの予約変更を自分でするのは煩雑なので、非常にありがたく感じました。出張はさまざまな事情によって突発的に中止になることもありますが、予約したホテルなどの取消料を補償してくれるサービス※があるのも心強いですね。ほかにも、国内出張1手配あたり1,100円という価格はリーズナブルだと思います。コロナ禍で出張件数が減っている状況では、固定費のかからない従量課金制は経費削減に大きく貢献してくれています。
LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。
平野さん :
「トラベルjp for Business」では出張経費サマリーレポートが作成されるので、さらに効率的な出張行程の立案や出張経費の削減に生かせればと思っています。
小池さん :
他サービスとの連携を含め、LINE WORKSにはまだまだ未活用の便利な機能があるので、積極的に利用して業務効率化を図っていきたいです。
※トラベルjp for Business‥出張におけるホテルや航空券などの予約をLINE WORKSのトーク上で簡単に手配できる出張予約サービスとして、面倒な出張手配を出張コンシェルジュがまとめてサポートします。
https://line-works.com/appdirectory/traveljp-for-business/
※「トラベルjp for Business出張キャンセルサポート」…「トラベルjp for Business」で予約された海外・国内の出張に無料で自動付帯。旅行商品単位のキャンセル料が5,000円以上のものを対象とし、同一出張内でのキャンセル料金の合計額が5,000円を超えていても、旅行商品単位でのキャンセル料が5,000円未満のものは、補償の対象とはならない。保険金の限度額は100,000円。
【お話を伺った方】
小池 麻衣子さん
営業部 部長として営業活動全体を統括。
平野 雄一さん
次長として営業部の業務を管理。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年8月当時のものです。
