導入事例 大和ライフネクスト株式会社

業種 住宅・建設・不動産

使い方 内勤・外勤連携   取引先連携   Bot活用   テレワーク

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ビル・マンションの円滑な管理・修繕業務は迅速な連携が鍵。メール・会話がトークになることで社内の様々な業務連絡に要する時間が短縮され、テレワークや働き方改革の推進にもつながっています。

  • 情報システム部 ゼネラルマネージャー 兼 システム管理課 課長(取材当時) 安阪 明和さん
  • 総務部 部長 柳本 賢一さん
  • 情報システム部 システム管理課 村上 博文さん

大和ハウスグループの大和ライフネクスト株式会社は、ビル・マンション等の不動産管理事業、建物の修繕・工事、各種生活支援サービスなどを幅広く展開しています。全社的な働き方改革の推進に際し、社内コミュニケーションをスムーズにするためのツールとしてLINE WORKSを導入。電話やメールによる業務連絡をトークや無料音声・ビデオ通話などに置き換えることで社内の意思疎通が活性化し、建物の修繕現場などの状況も関係者が瞬時に共有できるようになりました。bot活用にも取り組み、働き方改革につながる業務効率化が効果的に進められています。

本事例のポイント

  • テレワークのコミュニケーション手段として活用
  • 物件の施工やネットワーク配線工事の写真付き報告を外出先から可能に
  • マンション管理組組合役員のLINEとつながり安全に情報交換
  • RPA連携で大型地震が発生した地域の建物リストを自動抽出し、担当営業に一斉通知

皆さんの業務内容をご紹介ください。

– 安阪さん :
情報システム部 ゼネラルマネージャー 兼 システム管理課 課長として、社内システムのインフラ整備全般をマネジメントしています。

– 柳本さん :
当社の総務部には総務課と法務課があり、総務部 部長と法務課 課長を兼務しています。また、全社的に推進している働き方改革プロジェクトや、複数の新規事業プロジェクトにもメンバーとして参画しています。

– 村上さん :
システム管理課で社内情報システムの整備を行っており、LINE WORKS導入後のユーザーサポートも担当しています。

以前の課題と、LINE WORKS導入に至った経緯を教えてください。

– 安阪さん :
社員同士の業務連絡ツールにSkypeを導入していましたが、社内ネットワークに接続した環境でしか使えなかったことから、多くの社員が電話かメールをメインのコミュニケーション手段としていました。電話は相手が応答しないことが多く、メールは返信が得られるまでにかなりの時間がかかることがあります。また、管理物件の修繕を行う工事部門のスタッフなど、社外業務が多い社員に配布していた携帯はガラケーだったので、個人所有のスマホでSkypeを使えるようにすることを考えましたが、そこから秘匿すべき業務情報が漏えいする恐れが懸念されました。

– 柳本さん :
社内コミュニケーションの改善を検討していた矢先に、全社的な働き方改革プロジェクトがスタートし、テレワークをする社員の増加が見込まれたことからも、より使い勝手のよいチャットツールを導入する必要性を感じました。そこで注目したのが、多くの社員が日常的に使っているLINEに近い操作性のLINE WORKSです。

– 村上さん :
企業向けのツールなのでセキュリティ性が高く、個人アカウントのLINEで業務連絡をするシャドーITへの対策としても有効だと判断し、情報システム部内でテスト運用を経て正式な導入を決定しました。

– 安阪さん :
総務部や工事部門などで約20アカウントを取得して運用を始めたところ、その便利さを聞きつけた他の部署も導入を希望するようになりました。当初はBYODでの利用でしたが、その後、社給のガラケーがスマホに切り替えられたのを機に、情報システム部にLINE WORKSの利用を申請する部署が一気に増え、現在は約1,300アカウントを配布しています。

運用に際してどのようなルール整備をされましたか。

– 安阪さん :
スマホアプリではデータのダウンロードをできない設定にし、メンバーがLINEユーザーとやり取りをするための外部トーク連携は許可制としました。活発な利用を促すために、それ以外の規制は特にしていません。

– 村上さん :
情報システム部が導入時に、組織図に基づく部署単位のトークグループを用意しましたが、それ以外のトークグループも必要に応じて自由に作成できるようにしています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンとその効果についてお聞かせください。

– 安阪さん :
部署全体に通知をする場合、以前はCC:でメンバー全員にメールを送信していましたが、それがLINE WORKSのホームやトークに置き換わりました。チャットはメールと違って文頭の挨拶を省略しても失礼にならないので、意思疎通が以前と比べて確実にスピーディになっていることを感じます。外出中の社員は帰社しなければメールを確認できませんが、LINE WORKSなら新着メッセージがプッシュ通知されます。ポップアップウィンドウを見て急ぎの用件でなければ後で読むことも可能ですし、送信者側も既読か未読かを把握できるのも便利です。

– 柳本さん :
総務部の社員は外出する機会が多いため、社外からの連絡が以前よりもスムーズになりました。また、全社に働き方改革を促進するため、総務部の社員は全員が週に1日はテレワークをすることになっており、自宅などで仕事をする際に会社とコミュニケーションを取るための手段としても活用されています。

管理物件の修繕を行う工事部門のスタッフは、施工前後の写真を関係者全員で共有する必要があります。以前はガラケーやiPadで撮影した写真を帰社後に会社のPCからメールに添付して送信していましたが、LINE WORKSのトークでメッセージとともに写真を送れるようになったことで、情報共有が格段にスピーディになりました。

施工する現場の状況を工事部門の関係者で共有

– 村上さん :
システム管理課でも、ネットワークの配線工事などが完了した際、現場の様子をすぐに写真で確認できるようになりました。

現場スタッフから写真付きで作業完了報告

サーバーやネットワークなどの障害にも24時間体制で対応しており、その監視業務は協力会社に依頼しています。協力会社で対応し切れないトラブルが起きた場合はメールや電話で通知してもらっていましたが、当社の社員とすぐに連絡が取れないケースがありました。LINE WORKS導入後は協力会社にもアカウントを発行し、当社の複数のメンバーにトークで一斉通知をしてもらっています。その結果、夜間や休日に発生した障害にも迅速に対処できるようになりました。

協力会社とのやり取りの一例
障害対応の一次情報をトークで共有

– 安阪さん :
当社が管理するマンションの管理組合の役員様には、LINEでのやり取りを希望される方もいらっしゃいます。外部トーク連携の活用で、そうしたお客様と安全に情報交換ができるのも、LINE WORKSのメリットだと思います。

APIを利用したbot活用も進められているそうですね。

– 安阪さん :
ホテルや商業施設、オフィスビル、工場などの建物管理をするファシリティコンサルティング事業部では、地震発生時の管理を万全にするための仕組みを、LINE WORKSとRPA、botを連携させて構築しました。RPA※が震度5以上の地震発生情報をWeather Newsからキャッチすると、地震のあったエリアに所在地のある管理物件を自社のデータベースからすべてリストアップし、その地域を管轄する営業担当者にbotで自動送信されます。営業担当者が会社にいないときでも直ちに物件データを入手できることで、より迅速に次の対応ができるようになりました。
この仕組みは、最近新潟と山形で震度6クラスの地震が観測されたときにも、しっかりと機能してくれました。

地震発生エリアの管理物件リストをbotが自動送信

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていくお考えですか。

– 安阪さん :
社員間の日々の多様なコミュニケーションの1つ1つが、LINE WORKSの活用によって確実にスピードアップしています。今後もその積み重ねによる業務効率化を追求し、その結果として働き方改革の進展に寄与すればと思っています。

– 柳本さん :
当社のLINE WORKS導入は部署単位で進んでいます。外出業務がない部署ではまだ導入されていませんが、働き方改革の推進にともなってフリーアドレス化に踏み切る部署も増えるはずなので、社内のコミュニケーションをサポートしてくれるLINE WORKSは、当社にとってさらに有用性を増すものと考えています。

※RPA(Robotic Process Automation)人工知能や機械学習などの認知技術を活用した、ロボットによる業務自動化の取り組み

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年7月当時のものです。