もしもの時に備えよう!LINE WORKSで災害対策

2022.08.31

 

緊急時の安否確認や全体周知など、災害対策の活用方法をご紹介します!

 


 

1. LINE WORKSで災害対策を行おう
2. 災害対策をされているお客さまの事例
3. アンケート機能を知ろう!利用手順の紹介


LINE WORKSで災害対策を行おう

9月1日は防災の日。本日、8月30日から9月5日までの期間は一般的に防災週間と言われています。
台風や津波、地震等の災害は突然に起こります。たとえ大規模なものではなくとも、大雨や台風のように天候の急激な変化は予測が難しく、情報共有や安否確認はスピードや緊急時でもスムーズに使えるツールが求められます。そんな予期せぬ事態が起きてしまった時のために、あらかじめ災害対策や運用ルールを社内で確認しておきましょう。

 

どんな方法があるの?

災害の被害が出た場合にまず必要なのが、社員の安否を確認し、その後の対応を指示することです。ここでは、LINE WORKSでできる従業員の安全を守るための情報共有や安否確認の方法として、2つ取り上げてみたいと思います。

 

1. 【アンケート】災害発生時の全社員の安否確認に
2. 【掲示板】災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に

 


 

1. 【アンケート】災害発生時の全社員の安否確認に

 

安否確認のメールを読んでくれたか分からなかったり、被災情報を聞くために電話をしなければならなかったり、従業員一人ひとりの状態を確認することはとても大変です。そんな時、全従業員の安否確認にはアンケート機能がおすすめです。

 

LINE WORKSのアンケートには、あらかじめ安否確認のテンプレートが用意されているため、一から作成する手間がありません。パソコン・スマートフォンのどちらからでも簡単に作成ができます。

 

また、回答結果は自動集計され、グラフで確認ができます。状況の収集や確認を一律で行いたいときに便利です。回答結果は作成者以外のメンバーが閲覧できる機能も備わっているため、複数人で確認を行うこともできます。アンケート送信後、5分以内に回答がないメンバーにだけ、電話で確認するといった運用をされているお客様もいらっしゃいます。

 

 


 

2. 【掲示板】災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に

 

台風や積雪等の事前に発生することが予想される場合、従業員に対し出社・退勤の指示をしたり、業務の調整を依頼したりする等、事前の情報周知や指示を徹底することもとても大切です。災害発生時の業務の混乱を防ぎ、円滑に経営活動を継続させるために重要なポイントになります。そんな時に活躍するのが、掲示板機能です。

 

トークでは流れてしまいがちな情報も掲示板ではストックすることができ、まとまった分量での伝達により全従業員に対して一律に指示を出すことができます。また、必読設定をしておくことで、未読者に対して再通知が可能なので、見逃しを防ぐことができます。

 

 


LINE WORKSで災害対策をされているお客さまの事例

– 災害発生時の社員への安否確認と緊急放送に備えた連絡がスムーズに

 

BCP対策として、アンケート機能の安否確認テンプレートを活用しています。そのうえで、有事の際の出社要請や自宅での待機要請など、グループや個別のトークで伝える体制を構築しました。実際、2022年1月に大分県で最大震度5強の地震が発生した際は、これらの対策を想定どおりに行い、技術部門のスタッフにラジオ電波を中継する中継局に問題が起きていないか確認するための出社要請をスピーディに実施することができました。(メディア・広告)

 

→事例の本文を見る

 

– 安否確認の実施でBCP対策を強化

 

災害発生時の安否確認は電話で行われていましたが、有事の際は電話がつながりにくくなることが多く、社員の安否をいち早くかつ確実に確認する手段を確保することも急務となっていました。電話はすぐにつながらないことが多く、メールを送ってもいつ閲覧されるかわからないため、情報伝達に思いのほか時間がかかっていました。大型台風が襲来した際には、部門ごとにアンケート機能で社員の安否確認を実施しました。電話やメールと比べて、はるかにスピーディに全社員無事を確認することができました。(運輸・倉庫)

 

→事例の本文を見る

 

– 在宅勤務や安否確認、災害対策など多彩な用途で業務を効率化

 

職員の安否確認も、LINE WORKS上で行えるようにしました。これまでの防災マニュアルでは、職員の安否確認として3時間連絡が取れない場合は、個別に電話連絡をするというものでしたが、住民への対応をいち早く求められる職員の安否確認はもっと速やかに行うべきだと考えました。そこで、モバイル利用をしている全職員に安否確認の連絡をLINE WORKSのトークで一斉に行い、5分以内に既読にならない職員にだけ電話で安否確認する体制に変更したのです。これにより、職員の安否確認が瞬時に行えるようになり、本来の業務である防災活動に注力できる環境が整いました。(NPO・団体等・行政)

 

→事例の本文を見る

 


アンケート機能を知ろう!利用手順の紹介《動画》

LINE WORKSのスタッフが社内の意見収集や安否確認、日程調整ができるアンケートの使い方を紹介しています。本動画ではアンケートの作成から共有する方法、回答結果の確認、結果をダウンロードする方法について解説していますので、ぜひご視聴ください。