対面業務や現場廻り効率化

2020.06.22
対面業務や現場廻りを効率化したい
—現地調査や臨店をオンライン化する

LINE WORKSを活用すれば、現地調査(現調)や店舗廻り(臨店)を大幅に効率化することができます。今のやり方よりも、LINE WORKSを活用することで、もっと多くの現場や店舗の状況を確認することができるようになります。
この記事では、LINE WORKSをどのように活用すると、現場調査や臨店業務を効率化できるかをご説明します。

写真や動画を共有して、現場の状況を把握する
現地調査(現調)や店舗廻り(臨店)では、その名のとおり「現地へ行って、実際に目で見て確認する」のが一般的です。ところが、このやり方では移動に時間もかかりますし、現地に行くタイミングも考慮しなければならないので、1日に多くの現場や店舗を確認することはできません。また、その場で確認して指示したことが、その後きちんと実施されているかを確認するためには、もう一度現地へ行く必要があります。 管理職やエリアマネージャーの方にとって、とても手間と労力のかかる仕事です。

現地に行って確認するのがベストですが、確認するポイントが明確な場合は、写真や動画を共有することで効率化できます。デジカメで写真や動画を撮影してパソコンに取り込んでメールに添付して送信する、というやり方では手間がかかりすぎてしまいます。ところが、スマホとLINE WORKSがあれば、写真や動画を撮影して送信ボタンを押すだけで簡単にグループトークルームに送信できます。これなら現地スタッフの手間もかからず、手軽にできます。


これまで毎週実施していた現調や臨店を、現地に行くのは月に1回、それ以外の週は写真や動画で確認する、といった組み合わせにすれば、すべての現場を毎週確認することができます。

現地確認用のグループを作っておき、決まったタイミングで必ず現地の状況を共有するというルールにしておけば、これまでは難しかった現場同士の連携やノウハウの共有も簡単におこなえます。隣の店舗がどんな工夫をしているのか、売上が高い支店ではどんな取り組みをしているのか、これまでは見えなかったことが見えるようになり、刺激を受けて、現場が活性化するという例は非常に多いのです。

ビデオ通話で現場の状況を確認する

報告書や写真を見て気になった部分については、現地スタッフとビデオ通話をすれば、現地に行かなくても、細かい点まで確認できます。 わざわざ会議を設定しなくても、ボタンひとつですぐにビデオ通話をはじめることができるのが LINE WORKS の便利なところです。
現地スタッフに、現場の様子をビデオで中継してもらえれば、写真では確認できなかった点を確認したり、適切な指示を出したりすることができます。

—離れた場所から現場を支援する

現場では常に状況が変化します。状況に合わせてその場で対応したり、お客様に回答することが求められますが、現場の社員だけでは適切な判断ができないこともあります。そうはいっても、管理職や専門知識のあるスタッフが常に現場に張りつくわけにもいきません。
LINE WORKSを活用すれば、現場の社員と、離れた場所にいる専門スタッフがすぐにつながり、離れた場所から支援することで、現場での対応をスムーズにおこなうことができます。

グループを作って、現場と専門スタッフをつなぐ
LINE WORKSで、現場や店舗と専門スタッフを含めたグループを作っておき、困ったことがあったら、そこで支援を求める、というルールを作っておくと便利です。現場の社員もここで相談すれば専門スタッフが助けてくれるとわかっていれば、安心して現場に出ることができます。お客様の前で電話するのが難しい状況でも、トークであれば気兼ねなく聞くこともできます。

写真や動画共有で、状況を的確に把握する

現場の社員は必ずしも専門知識を持っているわけではありません。お客様対応の責任を持つ現場社員が間違った判断をしてしまうと、お客様をお待たせしたり、ご迷惑をお掛けすることになってしまいます。トラブルが発生すると、社員が慌ててしまい、現場の状況をうまく説明できず、支援する側も適切な対応ができないこともあります。
そんなときでも、スマホとLINE WORKSがあれば、現場の写真や動画を送ってもらうことで、すばやく正確な状況把握ができます。現場の社員ではわからないことも、専門スタッフが写真を見ればすぐに判断できることも多いものです。

離れていても現場の状況が把握でき、適切なお客様対応ができる体制をつくることが売上やお客様満足度の向上につながります。

—面接や面談、研修をオンラインで実施する

労働人口の減少により、恒常的な人手不足が課題となっている企業が増えています。良い人材を確保するため、できるだけ多くの方に応募してほしいが、面接のために何度も来てもらうのは難しい、さまざまな事情で日中の面接が難しいという方も増えています。
また、遠隔地で働く社員のケアが難しく、社員のモチベーションを高めにくい、離職につながりやすい、という悩みを持つ企業も増えています。

この記事では、LINE WORKSを活用することで、採用面接や、社員との面談、研修をオンライン化する方法をご説明します。

オンライン面接(ウェブ面接)で応募者を増やす

応募者は社外の方になるため、どのようなツールなら使ってもらえるのかが重要なポイントになります。LINE WORKSなら、多くの人が使い慣れているLINEに似た操作性のため、面接を受ける方にも使いやすく、操作方法を説明する必要がありません。応募者の方の個人のLINEアカウントとつながるのではなく、応募者専用のLINE WORKSアカウントをお渡しすることで、応募者のプライバシー保護とセキュリティを確保することができます。
面接時に、メールで送付した受験票や運転免許証などを画面に提示してもらうことで本人確認をおこなえば、万全です。

面談のために会いに行かなくても、社員をケアできる

人手不足の現在、多くの拠点を持つ企業の経営者にとって、遠隔地で働く社員のケアは重要な課題です。訪問できるのは月に一度なので、タイムリーに社員の状況が把握できず、気づかないうちに孤立していて、離職につながるというケースも増えています。
電話では様子がわからないが、頻繁に会いに行くのもむずかしい。そんなとき、スタンプも使えるLINE WORKSのトークであれば、心理的な距離感が縮まり、会わなくても本人や周りの社員から、職場での状況や悩みが伝えやすくなります。社員にとっては、カジュアルなコミュニケーションが取れるようになることで、気軽に相談ができるようになります。管理職や人事部門も、状況が把握しやすくなることで、より細やかなケアを行うことができるようになるのです。

これは、入社前の新卒採用の内定者とのコミュニケーションでも活用できます。入社前の新卒採用の内定者は多くの不安を抱えていますが、社会人にメールを書くのは想像以上にハードルが高く、会社の人に気軽に相談することはできないため、ひとりで悩んでしまうことが多いのです。LINE WORKSでつながっていれば、人事部門から声をかけるのも、内定者が返信するのも、グッとハードルが下がります。入社前の不安をケアすることで、内定辞退の防止に役立っているというお客様もいらっしゃいます。

研修・教育に活用する

あるお客様は、新人スタッフ向けの研修を複数人ビデオ通話で実施しています。対面でないと難しいと思いがちな研修でも、音声・画像ともまったく問題なく伝わり、研修を受けたスタッフの方によると、教育担当者の熱意も十分に感じられたそうです。別のお客様では、社員みずから、実地での業務の流れをビデオで撮影し、上司や先輩にチェックしてもらったという例もあります。
研修の効果を把握するときにアンケート機能を使えば、満足度や効果もすぐに確認することができます。

日々の業務の中で研修や教育をおこなうのが最も教育効果が高いと言われていますので、社員が日常業務の中で手軽に扱えるスマホとLINE WORKSを活用することで、組織力の向上につながります。

※フリープランでは1対1のビデオ通話のみ可能です。