会議や朝礼・終礼効率化

2020.06.22
会議や朝礼・終礼を効率化/削減したい
—会議を効率化する

LINE WORKSを使いはじめて、会議が効率的になった、会議そのものが減った、というお客様は非常に多いです。
この記事では、どのようにLINE WORKSを活用すると、会議を効率化できるかをご説明します。



会議の参加者でグループを作る
まずは、会議の参加者用のグループを作成しましょう。会議の参加者が管理職全員であれば、「管理職全員」というグループを作成しておくと便利です。 ポイントは、複数人トークではなく、グループ機能を使うところです。 会議の日程を共有したり、会議用の議事録や配布資料を共有するには、グループ機能(ノート・予定・フォルダ)を利用するのがおススメです。

事前に資料を配布して、意見を集める
会議が始まってから議題を確認したり、その場で突然意見を求めるのは効率が良くありません。事前に議題を周知して、資料を読んでおくよう依頼したり、議題に対する意見をまとめておくよう依頼すると、会議がスムーズに進行できます。

会議ごとにノートを作成し、事前に議題を周知したり、会議後に議事録を追記しておくと、いつでもどこでも素早く前回の会議の状況が確認できます。会議の前には、ノートのコメントで意見を記入してもらうこともできますし、会議の後には会議で決まったことが実行されているかをコメントで報告してもらうこともできます。


多数の参加者から意見を募りたいときはノートのコメントでは見づらくなります。そのようなときはアンケートを作成し、参加者のグループへ投稿することをお勧めします。アンケートの回答結果はいつでもすぐにグラフ形式で確認できますので、そのまま会議の資料にすることもできます。

会議の資料は、ノートにも添付することはできますが、配布資料が多い会議の場合は会議日付ごとにフォルダを作成して、そこに保管しておくと便利でしょう。



日ごろから現場の情報を共有する
いっそ会議を減らしてしまうことはできないでしょうか? 実は多くのお客様では、ここまでの内容を進めたことで、会議が自然と減っています。 会議で決まった内容を現場で実行したら、その結果をタイムリーにグループで共有していけば、わざわざ集まらなくても、現場の状況が把握できます。また、現場の状況を踏まえてタイムリーに軌道修正することもできます。

—朝礼・終礼を効率化する

LINE WORKSがあれば、朝礼・終礼での伝達が効率的になった、シフト勤務で全員が集まれないときでもスタッフへの伝達漏れが減った、という声をたくさんお聞きします。

この記事では、どのようにLINE WORKSを活用すると、朝礼・終礼を効率化できるようになるかをご説明します。

 

朝礼・終礼の参加者でグループを作る
朝礼や終礼は社員全員が参加することが多いと思います。もし、まだ社員全員が入ったグループが作られていない場合は、何はともあれまずは全員が入っているグループを作りましょう。このグループは朝礼・終礼以外でも活用できるのでおススメです。
もし朝礼・終礼が一部の社員だけが参加するのであれば、参加者用のグループを作成しましょう。
どちらの場合もポイントは、複数人トークではなく、グループ機能を使うところです。 朝礼・終礼では欠かせない周知事項を残したり、配布資料を共有するためには、グループ機能のノートやフォルダを利用するのが便利です。

同じ時間、同じ場所に集まれなくても大丈夫
朝礼や終礼のメリットは、相手に確実に伝わることですね。欠席者がいてもその場ですぐに確認できるので、伝え漏れがないように気をつけることができます。同時に現場の状況を目視で確認することで、当日・翌日に注意すべき点も全員で確認できます。

同じ時間、同じ場所に集まれなくても、このようなメリットがそのまま活かせれば便利ですよね。LINE WORKSではホーム機能(掲示板機能)を活用して、朝礼や終礼で周知している内容を全員に伝えることができます。スマホから写真やビデオを貼りつけることもできるので、現場の状況を共有するのも簡単です。既読確認や再周知機能を使えば、伝え漏れを防ぐこともできます。
さらに、社員やスタッフからの作業報告を受けたい場合は、掲示板にコメントで返信してもらうことで、その日に誰が何を実行したのかを確認することもできます。


複数の職場で朝礼・終礼をおこなう場合には、それぞれのメンバーだけがアクセスできる掲示板を作ることで、他の職場の内容と混ざることを防げます。このとき、先ほどのグループを作っておけば、アクセス権の管理も簡単です。

朝礼や終礼のやり方は各現場に任せている、という場合は、グループ機能のノートでも同じことができます。ノートで周知事項や現場の写真などを共有して、既読を確認したり、 コメントで報告してもらうことができます。



毎日のことだから、少しでも負担を減らしたい
このように、LINE WORKSを活用することで、朝礼が短時間で終わるようになったというお客様も多いのです。また、交替勤務やシフト制のため、全員が同じ時間、同じ場所に集まれないという場合は、1日に複数回実施している職場もあるでしょう。実施していた朝礼と昼礼を、1日1回に減らしたというお客様もいらっしゃいます。 さらには、配布資料の代わりにLINE WORKSを使うことで、ペーパーレス化を実現したというお客様もいらっしゃいます。