会社内スケジュールを管理、共有し見える化

2020.06.22
会社内スケジュールを管理、共有し見える化したい

LINE WORKSには、予定を管理するカレンダー機能があります。自分自身の予定を登録していつでも確認できるようにしたり、他のメンバーの予定を確認したり、自分の予定に招待したりすることができます。カレンダーには、「予定表」と「メンバー予定表」の2種類の表示方法があります。「予定表」では自分自身の個人予定などマイカレンダーに登録された予定の管理が確認できます。「メンバー予定表」は、組織で設定された部署やプロジェクトメンバーの予定を一覧で確認することが可能です。

パソコンからもスマートフォンからも、自分の予定のみならず社内メンバーの予定追加や共有、確認が簡単にできるので、社内のスケジュール管理を手間なく効率的に行うことができます。

—部署やチームでメンバーの予定を管理、共有

部署やチームでメンバーの予定を管理、共有するには「メンバー予定表」の活用がおすすめです。あらかじめ組織を登録しておけば、メンバー予定表では登録した所属組織のメンバーの予定を一覧で確認することが可能です。

外出先からでもスマホからメンバーの予定を確認できますので、急な予定変更でも最新の予定が伝わり、日程調整も簡単です。また、管理職であれば部下のタスクや稼働状況を把握できるようになるので、負荷が高い人の業務分散にもつなげられます。

—社長や役員のスケジュールを管理、共有

社長や役員の方は、社内の会議や来客、訪問、出張など多くの予定が入っています。そのため、優先順位を把握し、ミスが発生しないように予定を管理する必要があります。 細かいスケジュールの管理には、LINE WORKSカレンダーの「予定表」を活用するのが便利です。例えば登録した予定を、優先度や予定の種類によって色分けして管理することができます。優先度が高い予定は赤、来客は青、訪問は黄色などと色分けしておくことで予定が把握しやすくなります。空き時間もひと目でわかるので、急な予定変更の対応もスムーズに行えます。

※スケジュールの色分けは、全メンバーが利用可能です。

また社長や役員の予定は秘書の方などが代わりに登録したいというケースも多いと思います。LINE WORKSのカレンダーでは、他人の予定を代わりに登録する代理登録が可能です。パソコンのブラウザでLINE WORKSのカレンダーを開き、代理登録される人(例:社長)が、代理登録する人(例:秘書)にカレンダーを共有し、管理権限を付与することで利用できます。 管理権限を付与することで、予定の代理登録だけでなく、秘書などの代理の方が「予定表」から社長や役員の予定を確認できるようになります。

LINE WORKSのカレンダーを使えば、出張や訪問で社内にいないことが多くても、場所を問わず、新規の予定や日程変更の確認ができるので、効率よく予定を共有できます。さらに、予定登録画面では訪問場所の地図や資料も添付することができます。わざわざ個別にメールで資料などを共有する必要がなくなり、予定の詳細画面から確認ができるので便利です。

—オフィスの会議室や施設、設備の利用予定を管理

「会議の日程は調整したけれど、会議室を押さえるのを忘れていた」
「会議室が空いている時間を確認したいけれど、会社に戻らないとわからない」
といった経験はありませんか?LINE WORKSのカレンダーでは、事前に管理者画面から、会議室やプロジェクターなどの共有設備の登録をしておくことで、予定の作成と同時に共有設備の予約ができます。予定の作成とは別に、共有設備を予約する必要がなくなるため、予約忘れを防止できます。

予定登録の画面で会議室を選択すると、会議室の空き時間も確認することができます。予定の参加者と共有設備の空き状況をまとめて確認できるので、会議や来客などの調整時間が短縮されます。さらにスマートフォンからでも予約ができるので、外出中に起こる急な日程調整や変更にもすぐに対応できます。

—シフト管理

紙ベースでシフト管理をしていると、確定したシフトをスタッフ全員に共有するのが大変です。 LINE WORKSカレンダーでは、個人の予定を管理するカレンダーの他に、シフト管理専用のカレンダーを作成し、必要なスタッフに予定を共有することが可能です。専用のカレンダーに確定したシフトを入力すれば、わざわざ店舗に足を運ばなくても、各自のLINE WORKSのカレンダー画面からシフトの確認ができます。途中でシフトが変更になった場合にも、カレンダーの予定を変更するだけですぐに共有ができるので便利です。

また各スタッフから個別にシフトの希望を聞いて集計すると時間がかかってしまいます。効率的にシフト希望を収集するには、LINE WORKSのアンケート機能がおすすめです。アンケートを使えば、各スタッフのシフト希望を統一のフォーマットで収集でき、回答結果もcsv形式でダウンロードができます。各スタッフもアンケートで簡単に回答でき、集計時の転記ミスを防ぐこともできます。