ワークスモバイルが考えるシャドーIT – 対策編 –

むらたの投稿 カテゴリー:社員ブログ

前回の記事では、電話やPCメールなどに代わるコミュニケーションツールとして、個人用のメッセンジャーなどが現場で使われてしまっている「シャドーIT」の実態をご紹介しました。シャドーITは、100%なくすことは難しくても、できるだけ減らしてリスクを下げることはできます。今回は、実際にシャドーIT対策をどのように行うべきかを解説します。

 

シャドーIT対策の3つのポイント

1. シャドーITと同じ利便性を提供する

コミュニケーションツールにおけるシャドーITとして真っ先に上がるツールと言えば、LINEやFacebookメッセンジャー。携帯のキャリアメールやPCメールと異なり、気軽にすぐに会話ができ、スタンプを送って自分を表現することができるものです。これらはいずれも、個人向けクラウドサービスとして、それまでに無かった圧倒的な便利さ、楽しさがあるゆえに一般ユーザーに普及しました。一度プライベートで使って慣れてしまったユーザーにとっては、業務でも急いでコミュニケーションをとりたい状況に置かれると、旧来式のPCでのメールや電話を、遅い、煩わしいと感じてしまいます。これが、シャドーITが使われてしまう所以です。

 

これを避けるには、会社の公式ツールとして、シャドーITとして使われているものと同じ利便性を持ったツールを提供するしかありません。会社の公式ツールで、しかも自分が使い慣れている便利なツールと同じことができる。このようなものが提供されれば、シャドーITではなく会社のツールを自然と使うようになっていきます。

以下の記事では、実際にこのようなポリシーによってシャドー対策を行っている企業の声が紹介されています。

時代に合ったツールの利用で社内コミュニケーションを活性化 – ガリバーの挑戦

 

 

2. 自社のポリシーに合う管理、セキュリティ対策を行う

一般的な個人向けのコミュニケーションツールは、当たり前のことながら、企業のセキュリティポリシーやコンプライアンスに対応できるだけの管理機能、セキュリティ機能がありません。ユーザーを管理し、退職者をすぐに削除して情報漏えいを防ぐのはもちろん、過去のログを長期間にわたって保管したい、送られたファイルをスマホ端末にダウンロードさせたくない、アプリの立ち上げ時にパスコードロックをかけたいなど、企業に必要な運用ポリシーはそれぞれ異なります。

 

これらの自社独自のポリシーをきちんと反映できる管理機能、セキュリティ機能を実装することが、シャドーIT対策では重要です。

 

 

3. 常に最新のツールを提供し続ける

いくらシャドーITと同様の利便性を持つツールを導入し、セキュリティ対策を行ったとしても、そこで終わりではありません。世の中のトレンドの移り変わりは速く、どんどん新しいものが出てきます。ツールを一度導入しても、そのままの状態で何年も使い続けるうち、あっという間に時代遅れになって使われなくなり、また新たなシャドーITが登場する・・・そんな事態を防ぐためには、最新の機能にアップデートし続けるツールを選ぶことが必要になります。早いスピード感で世の中のトレンドをキャッチし、進化し続けるサービスをぜひ選んでみてください。

 

 

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