【#LWUG 勉強会レポート】紙の日報を置き換えたい!目的別、機能活用方法!

カテゴリー: 社員ブログ

皆さん、こんにちは!LINE WORKSの田中です。

6月16日(火)、LINE WORKSユーザーコミュニティ「LWUG(えるわぐ)」にて、ランチタイム30分勉強会「紙の日報を置き換えたい!目的別、機能活用方法!」を開催しました。

ランチタイムの30分に気軽に参加して、LINE WORKSの活用方法を学ぼう!」というコンセプトのもと企画されたランチタイム30分勉強会も今回で2回目。今回も勉強会のレポートをお届けします。

「そもそもLWUGとは何ぞや?」「LINE WORKSユーザーコミュニティってどんな人が集まるの?」という方は、LWUGのページをご覧ください。そして、ぜひご参加ください!

LWUG (LINE WORKS USER GROUP)

 

紙の日報を置き換えたい!目的別、機能活用方法!

今回は日報におけるLINE WORKS活用例について。紙の日報からLINE WORKSでの日報に変えたところ、日報に関する時間が1日30分短縮されたユーザーさんの事例をご紹介。

一口に「業務日報で情報共有」と言っても、そこにはいくつもの作業が発生します。
社員が紙で日報の作成・印刷・提出し、管理者がチェックをしてコメント入れて返す。紙の場合だと、手元に日報がないと行えません。確認する人が不在ですと確認までのタイムラグが生じます。

そこで、LINE WORKSのノート機能を使った「業務日報で情報共有」に変更。

社員と管理者が入ったグループを作成して、ノートを活用。LINE WORKSのPCやアプリを使えば、どこにいてもノートに文章の入力ができます。アプリを使えば、移動時間などのちょっとした隙間時間に確認・コメントも可能です。

これにより日報作成をする社員の時間が1日5分短縮、管理者は1日30分短縮されました。

1日数分数十分でも、1週間…1ヶ月…となるとかなり長く積み重なるので、例え少しでも日々どれだけ時間が短縮されるかは大事ですよね。

 

日報などの情報共有、目的に適した機能は?

情報共有も目的によって伝え方はさまざま。メンバー全員なのか、一部のグループなのか、特定の誰かなのか、伝える頻度はどれくらいなのか。どのような目的で情報共有するとき、どのLINE WORKSの機能を使って伝えれば良いのかもあわせてご紹介しました。

スピーカーであるワークスモバイルジャパン 松本 が当日お話しした資料はこちらです。

 

勉強会QAタイム!

今回も行いました、QAタイム。参加者の皆さんからいただいた一部のご質問と回答をご紹介します。

LINE WORKSさんの会社では、日報などを作って管理されているのでしょうか?その際には、LINE WORKSを使っておられますか?どういう機能を使われているのですか?
ワークスモバイルジャパンでは、日報を行っていませんが、週報はホームで管理しています。
日々のタスクはノートで管理し、週報として、そこから抜粋した内容をホームにある部署別の掲示版に投稿しています。
ホームで管理すると、通知が増えるので、所属部署の通知だけ受け取るようにしています。
ワークスモバイルでのLINE WORKSの活用方法を6/30の勉強会でご紹介しますので、よろしければご参加ください。
https://lwug.connpass.com/event/177923/

フリープラン利用中。データが上限に達した場合機能が使えなくなるのでしょうか。日報を一年ほど保管しておきたいのですが、その場合はアンケートでCSVに残していくのがよさそうでしょうか?
共有ストレージが上限に達しても、文字情報だけであれば容量にカウントされませんので、各機能が使えなくなることはありません。
https://help.worksmobile.com/jp/topic/common/common-storage/what-happens-if-common-storage-reaches-full/

その他の参加者さんからいただた質問と回答はLINE WORKSコミュニティのページに掲載しておりますのでぜひご覧ください。追加のご質問や勉強会の感想に関するご投稿も大歓迎です。ぜひコメントください(コメントいただけると、LWUG運営の松本・田中が喜んで飛びつきます)

20200616実施【ランチ勉強会】紙の日報を置き換えたい!目的別、機能活用方法!Q&A

 

来週の勉強会のお知らせ

来週はなんとLINE WORKS勉強会が2つ開催されます!!

6月23日(火)にLINE WORKSランチ勉強会の第3弾。【LINE WORKS 30分ランチ勉強会!】チャット疲れ?運用ガイドライン見直してみませんか?と題して、LINE WORKSの運用ガイドラインについてご紹介します。

また、6月25日(木)は「【LINE WORKS ユーザー登壇!】離職率・求人広告費、大改善!主婦が活躍するPC教室の秘訣」を開催します。タイトルにある通り、ユーザーさんにご登壇いただきます!

ママさんパート社員が働きやすくするためにとった方法とは何か?グループ機能など含め、LINE WORKSの各機能の具体的な活用方法ともにご紹介いたします。登壇者と交流できる懇親会もありますので、ぜひご参加ください!

 

さいごに

今回も参加者の方から嬉しいコメントいただきました!

LINE WORKS30分ランチ勉強会ですが、初心者の方も実際に使われて暫く経った方にも、お役に立てれば幸いです。皆さん、ご参加いただきありがとうございました。

 

おまけ

今回の勉強会ではマイクを使ってお話ししてみました。

きっかけは、いつもマイクを使ってオンライン会議を行っている松本が、ふとした瞬間にマイクを外して話した時、圧倒的な音の違いに気づいたことでした。マイクを使ったほうが音が聞こえやすい!

オンライン勉強会、マイク大事です(あと美肌ライトも)。

 

それでは皆さん、またお会いできる日まで!ドロン!