LINE WORKSでできる安否確認の3つの方法と地震発生時の活用事例

akiko.nagahashiの投稿 カテゴリー:社員ブログ

こんにちは、長橋です。

ワークスモバイルジャパンでマーケティングとカスタマーエクスペリエンスを担当しています。

 

ようやく10月に入って暑さも和らぎ季節の変化を実感する今日この頃ですが、今年の日本の夏は、台風や地震など、度重なる自然災害に見舞われたシーズンだったように思います。被害に遭われた方には、心よりお見舞い申し上げます。

 

そんなこともあってか、災害時に必要な安否確認の方法について、お客様からお問い合わせを受けることが多くなりました。そこで今回は、LINE WORKSを使った安否確認の方法と、実際の事例をご紹介したいと思います。

 

目次

1. 安否確認における各機能の使い分け
2. トーク:災害発生時のチームメンバーの安否確認と指示出しに
3. アンケート:災害発生時の全社員の安否確認に
4. ホーム:災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に
5. 事例:北海道地震発生時の安否確認のケース:「連絡開始から10分以内に75%のメンバーの安否確認が完了
6.より高度な安否確認の機能がほしい時には
7. まとめ

 

 

 

1. 安否確認における各機能の使い分け

地震が発生した、台風で被害が出た、などの場合にまず必要なのが、社員の安否を確認し、その後の対応を指示することですね。LINE WORKSを使った安否確認の方法として真っ先に上がるのが「トークでの安否確認」ですが、実はそれだけではありません。

LINE WORKSは「ビジネス版のLINE」として浸透していることもあって、LINEと同じトークしかないと思われがちなのですが、実はトーク以外にも様々な機能があるんです。

ここでは、LINE WORKSでできる安否確認の方法として、以下の3つを取り上げてみたいと思います。

 

1. トークでチーム内の安否確認とその後の指示出しを行う
2. アンケートで社員の安否確認を行う
3. ホームで災害発生前・後の社員への指示・情報共有を行う

 

主な使い方やメリット・デメリットを以下の表に整理しました。

 

 

 

 

 

2. トーク:災害発生時のチームメンバーの安否確認と指示出しに

地震が発生した!まずはチームメンバーの無事を確認したい!
そんな時に一番早くて確実なのは、まずはトークでの連絡ですね。例えばこんな感じ。

 

 

メリット:

  • とにかく早い
  • 現場の状況を写真や動画でリアルタイムに共有できる
  • 一方通行でなく、対話をしながらその後の対応を指示できる
  • グループトークで行うことで、状況や指示を全メンバーに共有可能

 

デメリット:

  • 多人数(50人以上など)になると、把握が困難になる
  • 確認結果を自動的に集計できない


 

 

 

3. アンケート:災害発生時の全社員の安否確認に

トークは早くていいんだけど、誰が回答済みかどうか集計が大変。全社員や部署全体の安否をきっちり確認して報告させたい。そんな場合には、アンケートの活用がオススメです。

 

LINE WORKSにはあらかじめ安否確認のテンプレートが用意されているため、モバイルからでも簡単に作成できます。また、回答結果は自動集計されてグラフで見られるので、状況の収集・確認を一律で行いたいという時には便利です。

 

 

 

 

メリット:

  • 確認結果が自動集計されるため、未確認メンバーが一目瞭然
  • スマホからでも簡単にアンケート送信・回答ができるため、スピーディな対応が可能

 

デメリット:

  • 一方通行の回答のため、その後の指示出しなどには不向き


 

 

 

4. ホーム:災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に

災害の対応というのは、実は発生後に安否確認を実施するだけではありません。台風など事前に来ることが予想される場合、社員に対し出社・退社の指示をしたり、あらかじめ業務の調整を依頼したりするなど、事前の情報周知や指示を徹底することも災害発生時の業務の混乱を防ぎ、円滑に経営活動を継続させるために重要なポイントになります。

 

そんな時に活躍するのが、ホーム(掲示板)機能です。

 

 

メリット:

  • 事前に災害が予測される場合や、災害発生後などに、全社員に対して一律に指示が可能
  • ある程度まとまった分量で伝達可能
  • 未読者に対する再通知が可能

 

デメリット:

  • 一方通行の情報共有のため、個別の相談や指示出しなどには不向き
  • リアルタイムなやり取りには不向き


 

 

 

5. 事例:北海道地震発生時の安否確認のケース:「連絡開始から10分以内に75%のメンバーの安否確認が完了」

それでは、実際に地震発生時にLINE WORKSを活用して安否確認を実施した事例をご紹介しましょう。2018年9月6日未明に北海道で最大震度7の地震が発生し、道内全域の停電を引き起こした地震については、記憶に新しい方も多いかと思います。まだ余震が続くなど予断を許さない状況ではありますが、今回、お客様のご好意で、地震発生時の実際のやりとり画面のスクリーンショットをご提供いただきました。実際のやりとり画面から、どのような点がポイントになったのか見ていきます。

 

事例:通信工事会社(社員25名)のケース
2018年9月6日 北海道で午前3:08 最大震度7の地震が発生
LINE WORKSで、連絡開始から10分以内に75%のメンバーの安否確認が完了
深夜の地震発生後、朝8時には全員の安否確認が完了

 

ポイント① 緊急時用のグループをあらかじめ作成しておいた
ポイント② 災害が発生したら、すぐにトップから安否確認
ポイント③:連絡開始から10分以内に75%のメンバーの安否確認が完了
ポイント④:写真で状況を伝えた
ポイント⑤:安否確認の流れで、行動を全員に指示

 

想定しない災害の発生時にも、冷静な対応で社員の安全を確認・確保する姿勢が素晴らしいですね。今回のスクリーンショットをご提供いただいたお客様より、コメントをいただきました。

 

お客様からのコメント:一言で言えば「孤独にならない」
「地震の震度と北海道全て停電の状態でもLWのおかげで冷静な判断が出来、慌てることなく、感情も安定し、指揮できたことに尽きると思います。恐らく2次被害リスク軽減は相当だと思います。統制力が半端ないw」
(シージェイシステム 成田社長)

 

 

 

6. より高度な安否確認の機能がほしい時には

また、より安否確認に特化した専門的な機能を使いたいという場合は、LINE WORKSと連携する安否確認サービスを導入することで、地震発生時に安否確認の自動配信などができるようになります。

「安否確認bot for LINE WORKS」 by ジェネストリーム

 

7. まとめ

まとめの前に、大事なことを一つ。安否確認専用ツールを導入したものの、肝心な時にID/PWが分からずログインできない、操作方法が分からない等で安否確認ができない、という話を驚くほどたくさん耳にします。前提として、普段使っているツールを使うのが、いちばん早くて確実です。

 

LINE WORKS各機能の使い分けとしては、

 

  • 手っ取り早く安否確認・状況確認をするなら、トークで確認
  • 社員全員の安否状況を正確に確認するなら、アンケート作成
  • 社員に対して一律に事前の指示(台風被害が予測される場合などの出社有無など)や、事後の対応(出社指示、業務指示など)を行う場合は、ホームに投稿

 

がオススメです。

 

万が一の際に混乱が発生しないよう、あらかじめ安否確認の方法を整理しておきましょう。LINE WORKSの様々な機能を使うと、いつもの慣れたツールで効率よく安否確認を行うことができます。

これらの方法が、皆様の日々の円滑な業務の遂行のお役に立てれば幸いです。