PTA運営に、LINE WORKSが便利なワケ

カテゴリー: フリープラン

昨今何かとネガティブな話題の多い学校PTA。

「無駄が多い」「融通が利かない」…。

みんなが思いながらも、任期が終わるまでの辛抱と、古いままの運営スタイルが続いてしまいがち。

そんな現場を変えるべく、会長さん自ら数々のITツールを吟味!

LINE WORKSの活用により、PTA運営の効率化に成功した学校の例をご紹介します。

 

要約
✔ LINE WORKS(=ビジネス版LINE)は、PTAの情報共有にピッタリだった

✔ ”LINEでのやりとりだと、ちょっと不便…”が解消!

✔ なんと会議が4回⇒1回に!発言が2倍に!

 

↓ click! ↓
\LINE WORKSを活用するPTAが、東京新聞に取材されました!/

 

PTA活動、こんなお悩みありませんか?

PTAが嫌がられる理由は、なんといっても会議や非効率な作業の多さ。

こんな声をよく聞きます。

  • いまだに紙の資料ばかりで、運営方法が昭和的
  • 予定の共有や連絡に苦労が絶えない
  • 就任したものの引継ぎ資料が無くて困った
  • 意見を言うのはいつも同じ人
  • LINEグループを作っているが、話がまとまりづらい

様々なイメージダウンも追い打ちをかけ、本来は子どもたちのための活動のはずなのに、役員のなり手が出ない…という悪循環に。

 

ところで、LINE WORKSって? LINEとは違うの?

LINE WORKSは、いわばLINEの ”ビジネス版”。

LINEの使いやすさを踏襲しながらも、情報や予定の共有など、チームや組織運営のために開発された、別のアプリです。

トークだけでなく、「カレンダー」「掲示板」「アンケート」など、便利な機能を備えているのが特徴。

もともとがビジネス用に作られているので、学校情報を扱う上で気になる、セキュリティ面も安心です。

スマホだけでなく、パソコンやタブレットでも使えます。

 

機能以外でLINEと少し異なるのが、始め方

LINEが個人のアカウント同士でつながり合うのに対し、LINE WORKSは共通の ❝WORK❞ を持つチーム・組織のためのアプリ。

まず代表者がアプリをインストールし、「●●学校PTA」というLINE WORKSのワークスグループを作り、そこにメンバーを追加していきます。

 

 

 

何が便利なの? 活用しているPTA会長さんに聞いてみた。

●教えてくれた人

千葉市立幸町小学校 PTA会長 安藤直裕さん

3人のお子様を育て、PTA会長を9期(!)務める。
2018年末に無料プランが始まったLINE WORKSに目をつけ、いち早くPTA運営に活用。

 

実際のアプリの使い方を見せていただきました。

基本機能に沿ってご紹介します。

 

まずは、トーク。

え、これLINEじゃないの?という感じですよね。

ご覧のとおり、LINE WORKSの「トーク」は、ほぼLINEと同じイメージです。

❝ LINEと似ているので、アプリとしては誰でもすぐに使えます。

一方、「トーク」は便利ですがどんどん流れるので、どうしても話がテーマから逸れたり、逆に、テーマを変えたくてもその話題が終わるまで次の話題に移れない、ということが起こります。

 

意見を募りたいテーマがあるときは、トークからノートに切り替えます。❞

*ノート機能は、LINE WORKS内で【グループ】を作ると使えます。

❝これは、今年から運動会で保護者も名札をつけることになり、どんな名札がよいか意見を募ったときのものです。「運動会について」「パトロールについて」など、トピックごとに意見募集できるのが便利です。

トークの場合、スマホを見ていない間に話題が移っている、といったことも起きがちですが、ノートなら各自のすきま時間にトピック別に投稿できるので便利ですよね。

実際、4回あった会議を1回にするなど運営がグッと効率的になり、保護者の皆さんから非常に喜ばれています!❞

 

続いて、”WORKS“ならではの機能をご紹介。
まず、フォルダ管理です。

❝作成したグループごとに、WordやPDFなどのファイルが保存できます。

次年度の引き継ぎ時も便利そうですね。❞

 

続いて、ホーム(掲示板)のご紹介。

 

❝「ホーム(掲示板)」は、返信はいらないけれど一斉周知したいことの発信に便利です。

トークやノート同様、既読・未読がわかるので、みんな見てくれているな、ということも把握できます。❞

 

上のスクリーンショットは、会議室やコピー機利用のルールについて。
掲示板では、他にも
・PTA関連のニュースを共有
・本部役員だけが学校から直接聞いた有益な情報の発信
などに使っているとのこと。

 

続いて、「カレンダー」の画面。

❝行事や会議の予定を入れています。スマホからいつでも予定が確認できれば、伝達漏れも防げますし、保護者も自分で転記したり資料を持ち歩く負担が減り、非常に便利です。❞

 

試してたどり着いた!
PTAでの、LINE WORKSおすすめの使い方 まとめ

 

LINE WORKSには、他にも【アンケート】など様々な機能がありますが、本部役員のみなどで利用する場合は、まずはこれで十分便利!

 

人数を増やして使う場合は、学年ごと/委員ごと のようにグループを組むことで、情報管理がしやすくなりますよ◎

 

PCやタブレットでも使えます。

 

LINE WORKSを使ってよかったこと

Q. 保護者の皆さんからも好評だったポイントは?

とにかく会議が減ったことですね。こまかい話はLINE WORKSでのやりとりで完結するし、会議がある場合も、前もって意見収集しているので話が早い

それから使ってみてから気づいた良さとして、集まっての会議よりトークの方が気軽に意見を出せるので、発言する人も自然と増えました。❞

 

Q. PTAに使えるツールは他にもあるかと思いますが、決め手は?

❝無料で使えて、使いこなせない人がいないこと。以前は他のタスク管理ツールを使っていましたが、コミュニケーションが固くなりがちでした。やはり慣れたものでないと使いにくいし、やりとりのニュアンスにも誤解が生まれやすいんですよね。LINE感覚で使える良さは想像以上に大きかったです。❞

 

Q. LINEでもグループは組めますが、敢えてLINE WORKSを使う理由は?

❝カレンダーやアンケートなど組織用の機能がPTAにぴったりですし、引き継ぎにも便利です。
PTA活動用アプリとしてプライベートのSNSとは切り分けて使えるのも、メリハリが出ていいですね。
普通のLINEだとプロフィールの名前も誰だかわからない人などもいますし。

それから、LINEでグループを作ると、任期終了後にグループを抜けづらいという意見があったので、その対応策としても有効でした。

無料プランが出たばかりだったので、2か月くらい本当に活用できるかお試しで使って、保護者の皆さんからかなり評判がよかったんです。小学校を卒業したお母さんたちが、中学校でも使うと言っていますよ。紹介した近隣校もさっそく使い始めています!❞

 

まとめ
LINE WORKSをPTA用のワークスペースとして使えば、1つのアプリで情報共有や意見交換が完結。

会議が減る、発言のハードルが下がる。LINEならではの明るい距離感で、効率化が実現!

なんとも嬉しいお話を聞かせていただきました。

 

始めるときのコツとして、まずは本部役員のみで使ってみて、要領がわかったら全体に広げていくとスムーズです。

全国のPTAの皆さん、今日からさっそく、使ってみてくださいね!

 

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