LINE WORKSのカレンダーを活用して、顧客訪問活動を効率化

顧客訪問

フリープランを活用いただいているお客様にお話しを伺いました。

九州でリフォーム工事などを実施している住宅設備サービス業、大阪で地域の障がい者支援を実施する福祉サービス業、というまったく違う業種のお客様2社でしたが、予想以上に共通点がたくさんありました。

同業の方はもちろん、臨店を効率化したい多店舗企業の経営者や管理部門の方、現場巡回をどう組むかに頭を悩ませる工事管理の方、自分も顧客訪問が多い営業部門の課長さんなど、多くの方に共通する課題の解決方法の参考になると思います。

 

 

状況1:毎日ひとり3~10件の訪問・現場作業がある。

リフォーム工事では、リーダークラスの方は1日に10件、社員2名がそれぞれ1日に5~6件を訪問し、設備工事を行っているそうです。

一方、福祉サービスでは、相談員6名が1日に3~4件のお宅を訪問し、地域生活に必要なサービスの手配や、お困りごとの相談支援をしているそうです。

 

1日で3~10件を訪問するということは、移動と作業を繰り返すことになります。
当然、パソコンを開く時間はありませんし、電話にもタイムリーに出られるとは限りません。
全員が出払うこともあるので、事務所の電話は転送設定にしているそうです。

こういった状況では、少人数であっても、情報共有や伝達がとても難しいですよね。

どちらのお客様も何度も試行錯誤したり、良い方法がないか模索していました。

 

 

状況2:訪問先・現場で個別対応が求められる。

福祉・介護

毎日多くの案件に対応するために、ひとりひとりは独立して動き、各自が担当している案件に対応していきます。

ところが、訪問先や現場では、その場で解決できないことが発生します。
例えば、部品の手配であったり、後日の再訪問が必要だったり、急きょ病院に連れていったりと、必要な対応はさまざまです。

そんなときには、他の人に協力を仰いだり、内勤の人にフォローをお願いしたり、翌日以降の担当者に引き継いだり、といったコミュニケーションが必要になります。
しかも、作業や移動の合間に。

 

 

課題1:独立して動きつつも、いざという時の連携が欠かせない。
課題2:メンバーが3人以上になると、お互いの動きが見えづらくなる。

現場チェック

いまこの瞬間、誰が、どこで、どんな案件に対応しているのか。

それを踏まえて、誰に、どんなことをお願いすると、お客様のために最適な対応ができるのか。

電話やホワイトボードを使った連絡や情報共有は手軽で便利な反面、出先ですばやくこういった判断をしようと思うと、限界があります。

 

また、メンバーが増えるほど、連絡や共有が難しくなり、適切な対応も取りにくくなります。

今回お話しを伺ったお客様も

ふたり目の社員が独り立ちするようになってから、出先での情報共有の必要性を感じるようになった。

この1年で社員が2人増えたことで、お互いの動きが見えづらくなった。

とおっしゃっていました。

 

わずか数名の違いですが、1対1では簡単だった連絡や情報共有も、3人、4人、5人と人数が増えるたびに、急激に難しくなります。

人数が増えるとつながりの数が急増する

 

 

効果:ひとりひとりの活動の見える化。日報・共有の効率アップ。メールは10分の1に激減。

メンバー予定表
メンバー予定表で、全員の状況が把握できる

 

2社のお客様ともに、このような課題を抱えながら、試行錯誤していました。

ショートメールでは文字数の制限があったり、パソコンで使えないのでファイルの共有がしづらかったり、LINEでお客様の情報をやり取りすることには抵抗があったり、となかなか良い案が見つからないなかで、LINE WORKS に無料版(フリープラン)が出きたというニュースを見て、すぐに試してみたそうです。

「カレンダーをカテゴリ分け(色分け)できるところが、採用のポイントだった」

「社員の予定を横並びで確認できるのが良かった」

2社のお客様ともに、まずは課題だった社員の動きをひと目で把握するため、カレンダー機能を中心に、検討されました。

その結果、

誰がどこにいるのかスマホ1つですぐにわかるようになった。

応援が必要な際などすぐに状況がわかるので、助かる。

社長がどこにいるのか分かるので、ものすごく助かる!

といった効果を実感されています。

 

また、導入後は、カレンダー機能だけでなく、チャットによる連絡や資料共有にも使うようになり、さらに効果をあげていらっしゃいます。

以前は、FAXをPDFにしてメールに添付して送っていたが、相手が見ているのかどうか分からなかった。

それをチャットにしたことで、既読確認ができるので、仕事が効率化された。

おかげでメールは10分の1に減った

週に1~2回は現場で分からないことがあるが、写真や動画をLINE WORKSで送ってすぐに聞けるので、その場で対応できるようになった

日報がわりに使っているが、まとまった文章をスマホで打つのは大変。パソコンでも iPadでも使えるから良かった。

 

「うちの会社はそこまで社員が多くないので、わざわざコミュニケーションツールを入れる必要はないんじゃないか」

と思っている方は多いと思いますが、この2社のお客様事例は、3人や10人といった少人数でも大きな効果が出るという、とても良い成功例だと思います。

グループトークなら簡単

 

 

社員のさまざまな働き方に対応できる

さらに、副次的な効果もあったそうです。

例えば、子どもが小さく時短で働く社員や、家族の急な病気や介護に対応しなければいけない共働きの社員にとっては、いつでもどこでも状況が確認できる仕組みのおかげで、働きやすくなったそうです。

離れた場所にいたり、その場を離れなければならなかったとしても、その場の雰囲気や空気感まで含めて伝わるのは、チャットの良さですよね。

 

 

無料で使えるから気軽に試せた。試してみたから良さが分かった。

そしてもちろん、どちらのお客様にも共通していたのが

「コストは掛けられないので、無料のモノを探していた」

こと。

 

2018年度の中小企業白書でも、ITの導入・利用を進めようとする際の課題の第1位は「コストが負担できない」と報告されています。

そして、2位の「導入の効果が分からない、評価できない」、3位の「従業員がITを使いこなせない」とあわせて、新しいツールを試すのはハードルが高いことだと思います。

 

たとえ安価だったとしても、コストが掛かるものは関係者に言い出しづらかったり、説得しづらいという状況は、多くのお客様に共通の悩みです。

かと言って、あまりにも聞いたことがない会社が提供するツールは、継続性や信頼性に不安がある。

馴染みのある LINE とほとんど同じ画面と操作感の LINE WORKS なら安心。

しかもフリープランが出たので、初期費用もランニングコストも掛からず、手元のスマホ、会社のパソコンがあれば、すぐに試せる。

まず試してみるには最適だったようです。

少人数だからこそ、つい後回しにしがちな情報共有の課題をお持ちの方には、このお客様のように フリープランで試してみてほしいと思います。

 

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