伊賀「忍者トレイルランニングレース」にて LINE WORKSが活用されました。

カテゴリー: イベント

こんにちは。マーケティングチームの小寺です。
今年11月3日(日)に三重県伊賀市にて「忍者トレイルランニングレース」が開催され、
大会運用ツールとしてLINE WORKSが導入されました。
今回はその運用についてご紹介いたします。

目次:

・「忍者トレイルランニングレース」とは?
・大会運営における従来の課題
・LINE WORKSの導入による大会運営の円滑化
・大会ICT化の新たな取り組み
・大会実行委員長からのコメント

 

「忍者トレイルランニングレース」とは?

トレイルランニングとは舗装路以外の山野を走る中〜長距離走競技で、山岳レースとも呼ばれています。本大会は三重県伊賀市大山田温泉さるびのを発着地とし、地域の人々による温かいおもてなしを感じ、山と集落を結ぶ「旅気分」を味わえるレースです。上級者向けロング(48Km)、初心者から上級者向け ショート(18km)、家族でも楽しめるファミリー(3km)のレース区分が設定され、今年は小学生から70代までの男女1,179名が参加、かつて忍者が駆けた伊賀の里山を舞台にレースが繰り広げられました。

↑出場者が、忍者に扮したゲストランナーにバッサバッサと斬り付けられる演出も本大会ならではの魅力です。

 

↑スターターとして、鈴木英敬三重県知事、岡本栄伊賀市長も駆けつけられました。

 

また大会コンセプトとして「環境に優しいエコな大会」を掲げ、新たな取り組みとして紙コップに代わる大会公式カップの制作、販売が実施されました。

↑大会オリジナルカップ

 

大会運営における従来の課題

①メールや個人SNSなど様々なフリーツールで業務連絡を実施
コミュニケーション基盤と情報の分散により、ノウハウが蓄積しづらい状況に

過去の大会運営業務において、スタッフ間及び関係企業との情報共有、業務連絡はメールや個人SNSをはじめとした様々なフリーツールで行われていました。そのため連絡を取るメンバーによって利用するツールが違い、コミュニケーション基盤の分散による確認効率の悪さなどが課題となっていました。
また連絡履歴などもツールごとに分散してしまい、過去のやりとりを確認したい、前回大会でのナレッジをまとめたい場合も情報を探すところから始めなければなりませんでした。

 

②リアルタイムで迅速な情報共有手段

主に大会当日における関係者同士のリアルタイムなコミュニケーションについてはトランシーバーを利用しており、1対1の連絡であれば問題なくできていましたが、複数メンバー同士の情報疎通においては手間が発生していました。またトランシーバーで共有できるのは音声情報のみで、テキストや写真などシーンに合わせた適切な情報共有の形が模索されておりました。

 

LINE WORKSの導入による大会運営の円滑化

誰でもカンタンに使い始められるツールとして導入検討が進められ、2019年度より大会運営ツールとしてLINE WORKSを導入しました。導入に至ったポイントとして、下記の点をご評価いただきました。

・LINEの使い慣れたUIがベースになっているので、ITへの不慣れなどに左右されない

・スマートフォンから全ての機能が利用できる


また従来抱えていた大会運営上の課題に関しても解消されました。

 

①全メンバーの連絡ツールを一つにまとめ情報の集約することで、
業務ノウハウの整理、格納、再利用の利便性が格段に向上

連絡基盤をLINE WORKSに一本化することで、業務ノウハウやナレッジ、過去のデータが一箇所に集約され、必要な情報にすぐさまアクセスできるようになりました。これにより毎年の大会での業務ノウハウが組織として蓄積されるとともに、新しいメンバーが入ってきたときにも過去の情報を手間なく共有することが可能になりました。

また、テキスト情報のみならず写真や動画、ファイルデータ等もメッセージ上でやりとりできるほかそれらのデータをフォルダで管理したり、カレンダーでのスケジュール機能も利用でき、それら全ての情報にスマートフォンからアクセスできるので、的確で円滑な情報共有が可能になりました。

 

②全メンバーでリアルタイムな情報共有ができる。

忍者トレイルランニングレース大会当日は、関連する全メンバーでグループチャットを実施、全体へのアナウンスが必要な情報や緊急連絡などをLINE WORKS上で行いました。スマートフォン一つですぐさま確認でき、写真や動画情報もまじえた効率的な情報伝達が可能になるので、情報共有の抜け漏れが減りました。

 

怪我や事故の発生現場と救急医療本部の情報共有ツールとしても活用されました。当日大きなアクシデントはありませんでしたが、怪我や事故が発生した際、近くのイベントスタッフが現場に急行し、「LINE WORKS」での写真共有などを活用して、迅速に救急医療本部へ情報を伝達。医療スタッフは「LINE WORKS」でいち早く状況を把握し、現場へ急行しながら初動対応の指示が可能となり、初動を早めることで、怪我や事故の深刻化抑制が期待されます。

 

大会ICT化の新たな取り組み

スマホからゼッケン番号を入力するだけで、
選手情報を確認やリタイア登録が可能なBotシステムを導入

 

全参加者に配布されるゼッケンの番号を、LINE WORKSから入力するだけで、選手情報を確認することができるBotシステムが開発、導入されました。これにより選手に万が一アクシデントが起こった際や、緊急で身元情報を確認しなければならない状況にも迅速に対応できるようになりました。

またリタイアが起こった時、近くのイベントスタッフがLINE WORKSからゼッケン番号を入力するだけでリタイア者の登録も可能になりました。これにより情報確認やリタイア登録のが迅速に完了でき、スタッフ業務が円滑に進みました。

大会実行委員長からのコメント

↑忍者トレイルランレース 大会実行委員長 恵川裕行 様

今回で第三回目となる本大会で、初の試みとして大会公式コミュニケーションツールを導入させていただきました。

トレイルランニングレースは広大な山野を舞台とした競技で、その分思わぬアクシデントや緊急事態も多分に想定されます。大会当日の円滑な情報共有はもちろんのこと、準備期間にもメンバー同士の十分な意思疎通、事前準備のための密な連絡が必要不可欠です。今回LINE WORKSを利用させていただき、LINEならではの「誰でも使える手軽さ」と、「情報共有の早さ」に改めて驚きました。

今後も参加者の安全を守るため、また効率的な大会運営を実現するためにLINE WORKSを活用していきたいと考えています。

 

今回「忍者トレイルランニングレース」では大会実行委員の主要メンバーでLINE WORKSを利用いただきましたが、来年以降にはさらに多くのメンバーへの展開やボランティアスタッフの「LINE」と連携した連絡基盤の構築なども検討されています。

またLINE WORKSを活用した大会運営の成果やノウハウを他地域でのスポーツ大会へ展開する動きも始まっています。今後の「忍者トレイルランニングレース」からも目が離せませんね!

 

伊賀「忍者トレイルランニングレース」
▼大会公式サイトはこちら▼

https://ninjatrailrun.com/