メールはもう時代遅れ?社内ならビジネスチャットを使うべき理由

むらたの投稿 カテゴリー:ビジネスチャット, ビジネスチャット一覧

みなさん、こんにちは!

日本でインターネットが一般に普及してから約20年。Eメールはビジネスシーンではだいぶ前から必須のものとなり、業種や職種、社内・社外問わず多くの人が日々の仕事でメールを使っています。相手が話せる状況でないと会話ができない電話と異なり、相手の状況を気にせずいつでも送ることができるメール。ちょっとした連絡から、機密情報や大事な意思決定の通達まで、すべてを記録に残すことのできるメールは便利なもの。
一方で、大量のメール処理にとられる時間が限られた業務時間の中で負担になることもあり、誤送信などのリスクや内容の誤解などによるミスコミュニケーション、メールの見逃しや返信の遅れによるスピードの低下など、メールでのコミュニケーションに課題を感じている人も多くいる様子です。

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会が公開した「ビジネスメール実態調査 2016」によると、

 

ビジネスメール 1日の平均通数、送信は約12通、受信 は約55通

仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間は7分

(一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」より)

 

となっており、メールを読む時間を含めると、1日のうち少なくとも60分以上はメールの処理についやしていることになるという調査結果を発表しています。

また、スピード感やコミュニケーションの正確性についても不安があるという結果になっています。

1日(24時間)以内に、返信がほしい人は86.24%、

仕事でメールの返信が遅れてしまうことがある人は71.08%

 

7割の人が自分のメールに不安を抱いている

メールの不安第1位は「正しく伝わるか」(78.35%)

不快なメールの第1位は「文章が曖昧」(33.28%)

(一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」より)

 

一方で、個人向けのコミュニケーションでは、今や主流はメッセンジャーアプリ。仕事ではメールがメインでも、家族や友人とはLINEやFacebookメッセンジャーなどを使ってやりとりをしているという人がほとんどではないでしょうか?中には、携帯のキャリアメールですら今はほとんど使っていないという人も。
理由は明確で、「メッセンジャーのほうが、メールより早くて簡単だから」なんです。

 

個人のコミュニケーションでは、今やメールは「時代遅れのツール」になりつつあります。このような流れを受け、ビジネスの場面でも、メッセンジャーやチャットサービスを取り入れる企業が増えています。では、社内でメールの代わりにチャットを使うとどんなメリットがあるのでしょうか?

 

1. メールより、断然早い

 

「送った次の日には返信が来て欲しい」というスピード感のメールと異なり、チャットではリアルタイムのやり取りが基本。打ち合わせ中や顧客訪問、接客中など、すぐに確認できない場面でも、長くても数時間程度のタイムラグでキャッチアップできるので、メールよりも早いスピードでやり取りができます。回答するときも、「了解」を伝えたいだけであれば、ひと言で返信したり、スタンプをひとつ送るだけでいいので、書く時間を大幅に短縮できます。

 

 

2. 無駄なやり取りがなくなる

 

社内のアドレス帳から相手を検索し、メールの件名を考えて書き、「〇〇部 〇〇さま お疲れ様です、△△です。いつもお世話になっております」から始まる挨拶文を書いて、やっと本題・・・。こんな作業はチャットでは不要です。「〇〇の件ですが」といきなり本題に入れるのがチャットのメリットです。

 

 

3. 大事なやり取りが埋もれない

 

CCによる同報メールや、メーリングリストに入ってくるメールなど、メールは量が多くなりがちです。本来自分が直接対応すべき大事なメールが埋もれてしまい、見逃したり、見つからなくなったりするということは多いもの。チャットでは相手が誰かが明確に決まっているため、大事なやり取りを見失うことなく即座に対応できます。また、多くのビジネスチャットでは検索機能を備えているため、後から、あれなんだっけ?と探す場合にも、個人向けの無料チャットツールと異なり、検索して見つけることができるのも便利なポイントです。

 

 

4. 気持ちが伝わる

 

個人向けサービスの流れを受けて、多くのビジネスチャットではスタンプを用意しています。「OK!」「Thank You!」など、表情豊かなキャラクターが自分の代わりに言ってくれるスタンプを使うことで、ともすれば無味乾燥で事務的になりがちなテキストメッセージのやり取りが、生き生きしたものになります。

メールでは率直に言いづらいことや、相手に誤解を与えてしまうかも、という内容でも、スタンプを交えてカジュアルにやりとりをすることで、相手を不快にさせず、自分の気持ちを相手に伝えることができます。メールではいつも真面目でかしこまった人だと思っていた他部署の担当者が、チャットではスタンプ連発で楽しい人だった!なんてことも。社内のコミュニケーションを良くしてくれるのは間違いありません。